Kadrovska programska oprema ponuja različne rešitve, zasnovane za zbiranje, organiziranje in upravljanje niza podatkov, ki se nanašajo na zaposlene. Specializirane aplikacije se lahko uporabljajo za avtomatizacijo številnih nalog, povezanih z osebjem, v vseh vrstah organizacij. Aplikacije za upravljanje osebja uporabljajo podjetja v skoraj vseh sektorjih gospodarstva, vključno z neprofitnimi organizacijami, zasebnimi podjetji in vladnimi subjekti. Te aplikacije, ki jih včasih imenujemo programska oprema za človeške vire, zajemajo široko paleto izdelkov.
Posebej so usmerjeni v avtomatizacijo številnih rutinskih in ponavljajočih se nalog, potrebnih za učinkovito in uspešno delovanje kadrovske funkcije. Običajno so številni osnovni kadrovski programski izdelki osredotočeni na naloge, ki so najbolj zamudni vidiki upravljanja osebja. Različne funkcije omogočajo uporabnikom računalniško vodenje običajnih delovnih mest, kot so prisotnost, nadure ter spremljanje bolniških in odsotnih ur. Drugi atributi vključujejo možnost dostopa do informacij o skupni plači, razdelitvi plače po oddelkih in paketih ugodnosti po posameznikih in skupinah.
Bolj izpopolnjene kadrovske programske aplikacije imajo več modulov, ki uporabnikom pomagajo pri vzdrževanju in sledenju širokega nabora podatkov, vključno z informacijami o zaposlovanju, ugodnostih in usposabljanju. Ti specializirani moduli ponujajo številne prednosti; na primer modul za zaposlovanje poenostavlja proces iskanja, preverjanja in zaposlovanja novih talentov za podjetja. Kadrovski zaposlovalci so pooblaščeni za sledenje kandidatom skozi celoten proces in zmanjšanje morebitnih napak pri sprejemanju odločitev o zaposlitvi v procesu zaposlovanja. Številne vrste programske opreme uporabnikom omogočajo selitev novih zaposlenih iz modula za zaposlovanje v kadrovsko komponento
Modul usposabljanja omogoča osebju človeških virov, da dokumentira potrebe po usposabljanju in dosežke delovne sile katere koli velikosti. Z uporabo programske opreme, ki je bila posebej ustvarjena za sledenje in spremljanje funkcije usposabljanja, ima oddelek sposobnost prepoznavanja vrzeli v spretnostih pri posameznih delavcih in med oddelki. To zagotavlja, da vsak zaposleni prejme navodila in navodila, ki jih potrebuje za delo na optimalen način.
Kupci kadrovske programske opreme morajo razmisliti, katere lastnosti so pomembne za njihove organizacije. Tehnični vidiki vključujejo združljivost z obstoječo strojno opremo organizacije in enostavnost uporabniškega vmesnika. Številne aplikacije pomagajo strankam pri uspešno interakciji z izdelki z uporabo čarovnikov, ki uporabnike vodijo skozi nastavitev in uporabo različnih modulov. Vodje in direktorji bodo morda želeli vedeti, kakšne vrste tedenskih ali četrtletnih poročil so na voljo in v kakšnih oblikah. Nekateri drugi elementi, ki jih je treba iskati, so: razpoložljivost pogodb, obrazcev in predlog, pripravljenih za uporabo. Stranke imajo običajno možnost prilagajanja splošnih dokumentov in shranjevanja skeniranih slik pomembnih materialov. Varnost podatkov je tudi vprašanje, ki ga morajo obravnavati varnostni skrbniki organizacij strank.