Programska oprema za načrtovanje dogodkov je programski izdelek, ki je zasnovan za pomoč ljudem pri načrtovanju dogodkov. Uporabljajo ga lahko profesionalni načrtovalci dogodkov, na voljo pa so tudi različice za osebno uporabo za ljudi, ki želijo uporabljati programsko opremo pri načrtovanju zasebnih dogodkov. Ta posebni programski izdelek je lahko drag, še posebej, če ima številne specializirane funkcije, in ko ga kupujejo, bi se morali ljudje vprašati, kaj licenca zajema. Nekatere programe je na primer mogoče namestiti na več računalnikov, ki se bodo med seboj sinhronizirali, v drugih primerih pa licenca zajema samo en računalnik.
Načrtovanje dogodka zahteva veliko količino organizacije. Programska oprema za načrtovanje dogodkov se uporablja za upravljanje podrobnosti dogodka. Te podrobnosti vključujejo vse, od kontaktnih podatkov vseh vpletenih ljudi do opomnikov, ki pošiljajo opozorila, ko je treba izvesti določeno dejanje, kot je pošiljanje depozita. Načrtovalcu dogodkov se morda zdi uporaba takšne programske opreme bolj priročna kot poskus prilagajanja osnovnih programov programske opreme za načrtovanje dogodkov.
Programska oprema običajno omogoča načrtovanje več dogodkov hkrati. Z uporabo programske opreme za načrtovanje dogodkov lahko ljudje sestavijo koledar opravil, naredijo zapiske o vseh vključenih prodajalcih, shranijo kopije pogodb, beležijo sestanke in telefonske klice ter naredijo druge zapiske, pomembne za načrtovanje dogodkov. Zelo pomembna je lahko tudi sposobnost sinhronizacije. S programsko opremo za sinhronizacijo lahko načrtovalec dogodkov odnese prenosni računalnik na sestanek, da si naredi zapiske, in sinhronizira prenosni računalnik z namizjem v pisarni.
Ta programska oprema je zasnovana za poenostavitev organizacijskega vidika načrtovanja dogodkov, tako da se lahko načrtovalec dogodkov osredotoči na širšo sliko. Programska oprema za načrtovanje dogodkov je uporabna tudi za preprečevanje spodrsljajev in nesreč, ki bi lahko pokvarile velik dan. Na primer, programska oprema ima morda samodejno generirane kontrolne sezname za različne vrste dogodkov, ki se uporabljajo za zagotovitev, da so zajete osnove, kot so prizorišče, catering, oprema in tako naprej, in načrtovalec dogodkov ne pozabi naročiti poročne torte. .
Programska oprema za načrtovanje dogodkov ima lahko vrsto funkcij. Pri nakupu posebnih programskih izdelkov pomaga, da se usedete in razmislite o seznamu želenih funkcionalnosti programske opreme. Na primer, načrtovalec dogodkov bo morda želel programsko opremo, ki lahko ustvari vabila, natisne standardne pogodbe in ustvari druge dokumente. Prav tako bodo načrtovalci dogodkov morda všeč funkcije, kot so avtomatski opomniki po e-pošti, poslani prodajalcem in udeležencem, prostor za shranjevanje fotografij prizorišč itd. Načrtovalci dogodkov bi morali razmisliti o tem, kako trenutno organizirajo organizacijo, da zagotovijo, da bodo zagotovljene storitve, za katere vedo, da jih potrebujejo.