Centri za dnevno varstvo so lahko kaotični kraji, zato mnogi ponudniki vrtcev iščejo računalniške programe, ki pomagajo racionalizirati svoje poslovanje. Programi za načrtovanje dnevnega varstva so bili razviti za izpolnitev te naraščajoče potrebe. Ne samo, da ti programi načrtujejo šolsko leto z organizacijo izletov, počitnic, delovnih dni in tako naprej, ampak hitro postajajo nujni za ta naporna podjetja. Na voljo so programi za načrtovanje dnevnega varstva s številnimi funkcijami, ki so že vgrajene, pa tudi osnovni programi, ki jih je mogoče prilagoditi z dodajanjem posebnih modulov, ki ustrezajo vašim potrebam.
Ena od funkcij programske opreme za načrtovanje dnevnega varstva je organiziranje informacij o družini strank v uporabna poročila, ki lastnikom omogočajo boljše storitve svojim strankam. Večina programov je prilagodljivih tako, da vključuje poročila, ki spremljajo udeležbo, razmerje med učenci in učitelji ter otrokov čas prijave in odjave. Posamezna in skupinska sporočila se lahko vnesejo v otrokov »račun« in dostavijo, ko starš otroka odjavi. Prav tako je mogoče spremljati rojstne dneve, pa tudi liste poimenskih klicev in sezname za upravljanje obrokov.
Glavna skrb večine lastnikov vrtcev je ohranjanje varnega in zdravega okolja za svoje otroke. Nekateri programi za načrtovanje dnevnega varstva lastnikom omogočajo sledenje alergijam in posebnim zdravstvenim navodilom. Druga izbirna funkcija je sistem za odpiranje vrat, ki integrira varnost s programom. Nekateri programi imajo možnost shranjevanja fotografij pooblaščenih otrok in odraslih.
Druga funkcija dobrega programa za načrtovanje dnevnega varstva je računovodska funkcija, ki jo je mogoče integrirati tudi v nekatere programe programske opreme za finančno upravljanje. Ta funkcija običajno vključuje obračunavanje, ki lastniku omogoča upravljanje stopenj obračunavanja, popustov, stroškov in plačil. Lastniki lahko ustvarijo prilagojene račune, položnice in izpiske ob koncu leta. Možnost prejemanja elektronskih plačil je še ena funkcija, ki zaposlenemu lastniku olajša računovodski postopek. Za lastnika, ki opravlja svojo lastno plačilno listo, lahko neka programska oprema za načrtovanje dnevnega varstva ustvari preglede plač, služi kot časovna ura in analizira razmerja med študenti in učitelji.
Tudi če je vaš vrtec majhen ali ima več lokacij, vam lahko programska oprema za načrtovanje dnevnega varstva zagotovi več časa za skrb za otroke, namesto da se mučite z upravnimi nalogami.