Programska oprema za načrtovanje baze podatkov je aplikacijski program, ki omogoča končnemu uporabniku, da ustvari bazo podatkov po meri glede na njegove specifične potrebe. Baza podatkov je zbirka informacij ali zapisov, razvrščenih na način, ki omogoča enostavno iskanje. Telefonski imenik je preprosta zbirka podatkov, v kateri so glavni podatki – sestavljeni iz imena, naslova in telefonske številke – običajno organizirani ali razvrščeni po priimku.
Računalniška baza podatkov hrani informacije v obliki tabele, v kateri se vsaka tabela nanaša na določeno postavko, ki jo je treba shraniti in pridobiti, kot so stranke, računi ali plačila. Polja, ki so začasni nadomestki za informacije, so običajno razvrščena ločeno po stolpcih tabele. Vsaka posamezna vrstica v takšni tabeli predstavlja edinstven in individualen zapis, ki vsebuje vse bistvene identifikacijske informacije, shranjene v vsakem od različnih polj. Na primer, v zbirki podatkov o stikih, ki shranjuje podatke o osebah, lahko polja vsebujejo bistvene informacije o vsakem posameznem stiku, kot so ime, telefonska številka ter službeni in domači naslovi.
Številni priljubljeni programi baz podatkov, kot so e-pošta in aplikacije za stike, so opremljeni z vnaprej določenimi polji, v katera lahko uporabnik vnese ustrezne informacije. Na splošno označenih polj, ki so priložena tem predpakiranim potrošniškim programom, ni mogoče spreminjati ali spreminjati. Programska oprema za načrtovanje baz podatkov se od teh običajnih programov razlikuje po tem, da lahko uporabnik ustvari posebna polja, ki so primerna za njegove potrebe, in jih uredi ali vključi v celotno bazo podatkov.
Programska oprema za načrtovanje baze podatkov omogoča posameznikom, da opredelijo entitete ali kategorije, ki jim je treba slediti, z ustvarjanjem ustreznega števila tabel. Večina te programske opreme uporabnikom omogoča vzpostavitev odnosov med različnimi tabelami ali kategorijami informacij. Ko je vzpostavljena povezava ali skupna povezava med tabelami, se lahko informacije iz ene tabele prikažejo v drugi, povezani tabeli. Ta funkcija pogosto pomaga zmanjšati odvečni vnos podatkov.
Številni programi za oblikovanje baz podatkov uporabniku omogočajo prilagodljivost pri ustvarjanju prilagojenega grafičnega vmesnika. Posebna polja, ki jih določi uporabnik, se lahko postavijo na različne zaslone ali postavitve, na kakršen koli način, ki ga uporabnik izbere, da bi zadovoljil njegove posebne potrebe. To mu omogoča ogled shranjenih podatkov na različne uporabne in smiselne načine.
Prirojena prilagodljivost, ki jo zagotavlja programska oprema za načrtovanje baze podatkov, omogoča uporabnikom oblikovanje in ustvarjanje prilagojenih poročil za analizo informacij. Programska oprema uporabniku omogoča tudi kategorizacijo in enostavno združevanje shranjenih podatkov po katerem koli polju, tako da je mogoče povzeti informacije in zlahka razbrati kakršne koli trende. Rezultate srednješolskih testov bi lahko na primer spremljali po ocenah učencev, po razredniku in po spolu učencev.