Obstajata dve glavni vrsti programske opreme za javna naročila: elektronsko naročilo ali upravljanje logistike. Programska oprema za nabavo je običajno del rešitve za načrtovanje virov podjetja (ERP) ali računovodskega paketa. Večina dobaviteljev programske opreme ponuja popolnoma integrirano rešitev, ki vključuje nabavno dejavnost v računovodski sistem. Prednost te vrste programske opreme je možnost natančnega poročanja o vseh finančnih obveznostih na kateri koli točki.
Nabava ali nabava je vsa dejavnost, ki se nanaša na pridobivanje blaga in storitev za uporabo v podjetju. Standardni sistem nabave omogoča uporabnikom, da ustvarijo naročilnice, prejemke blaga, naročilnice in račune. Vračilo blaga, dobropis in potrditev dostave so možnosti, ki so pogosto vključene v to vrsto programske opreme. Najboljša programska oprema za javna naročila vključuje pomembne funkcije poročanja, avtomatizirane poteke dela za odobritev in sledenje zavezam.
Elektronska javna naročila ali e-nabava je programska oprema za javna naročila, ki se uporablja za nakup blaga od drugih dobaviteljev prek njihovih spletnih mest. Običajno se uporabnik prijavi v interno elektronsko nabavno rešitev, povezano z računovodsko programsko opremo. Uporabnik lahko izbira s seznama odobrenih dobaviteljev in brska po njihovih katalogih za izdelke. Pri izbiri izdelkov so artikli zabeleženi v programski opremi za elektronsko naročilo.
Uporabnik mora artiklom v nakupovalnem vozičku dodeliti interne račune. Nato se sproži notranji postopek odobritve, običajno s samodejnimi e-poštnimi sporočili ali povezanimi orodji. Po odobritvi se dobavitelju pošlje elektronsko naročilo. Ob prejemu artiklov se uporabnik ponovno prijavi v elektronski sistem nabave za obdelavo prevzema blaga.
Postopek elektronskega izdajanja računov omogoča odobrenim podjetjem, da svoje račune oddajo neposredno stranki v elektronski obliki. Večina sistemov ima samodejni postopek, ki zagotavlja, da se za plačilo pošljejo samo prejeta naročila. Druga podjetja zahtevajo, da se vsak račun ročno pregleda in odobri, preden se obdela za plačilo.
Programska oprema za elektronska javna naročila je v zadnjih petih letih doživela veliko rast in se pričakuje, da bo še naprej rasla. Institucijam, ki izvajajo elektronsko naročilo, so na voljo znatni prihranki. Prihranki so tako trdi prihranki v dolarjih zaradi skrajšanega časa za obdelavo računov, kot tudi mehki prihranki v dolarjih zaradi zmanjšanega časa osebja, potrebnega za obdelavo naročila. Standardna programska oprema za javna naročila je pogosto uporabljen nadzorni mehanizem za sledenje dejavnosti porabe in spremljanje cen, ki jih zaračunavajo dobavitelji, ter za zagotavljanje spoštovanja politike.