Bolj ko podjetje raste in več zaposlenih ima, večja je njegova potreba po upravljanju potreb zaposlenih. Eden najučinkovitejših in tehnološko naprednih načinov za izpolnjevanje te potrebe je uporaba programske opreme za kadrovanje.
Preprosto povedano, kadrovska programska oprema je ena ali vrsta aplikacij, ki avtomatizirajo številne pisarniške in/ali knjigovodske naloge, ki so jih prej opravile nadarjene in skrbne roke ljudi. S programsko opremo za kadrovanje je mogoče obdelati stvari, kot so urniki, plače, prošnje za dopust in računi. Če pustite računalniku, da opravlja te naloge, jih ne le hitreje opravi – glede na naravno sposobnost računalnika, da večopravilnost opravlja do n. stopnje –, ampak tudi osvobodi ljudi, ki so te stvari prej opravljali za druge naloge. To je pomemben način za podjetja, da napredujejo, saj jim tehnologija dovoli, da si ustvarijo več časa za nove izzive.
Na voljo je tudi programska oprema za kadrovanje: nekatere aplikacije omogočajo delavcem učinkovitejše upravljanje vsakodnevnih dejavnosti. Ta kadrovska programska oprema je bolj osredotočena na posameznike in lahko upravlja sestanke in sezname opravil, spremlja podatke o strankah in kontaktih ter nastavlja alarme in opomnike za pomembne dejavnosti, kot so sestanki in konferenčni klici. V tem primeru kadrovska programska oprema prevzame mesto tajnice. Pravzaprav je računalnik tajnik.
Glavna prednost programske opreme za kadrovanje je ustvarjanje elektronskega zapisa vseh dejavnosti, ki jih izvaja. Namesto da bi se zanašali na sistem papirjev, datotek, map in kartotečnih omar, so lahko delavci odvisni od virtualnih ekvivalentov, ki jih poganjajo računalniki in strežniki ter sistemi za varnostno kopiranje, ki skupaj zavzamejo veliko manj prostora in zahtevajo veliko manj truda za vzdrževanje kot njihovi fizični – svetovni kolegi. Dokler delavci vzpostavijo ustrezne metode sledenja in shranjevanja informacij, je iskanje računa, napisanega pred približno 20 leti, oddaljeno le nekaj klikov z miško – daleč od prebiranja kupov papirja v zaprašenih škatlah v kleti ali skladišču.
Zelo malo delovnih mest je brez papirja, čeprav lahko zagotovo izkoristijo tehnološki napredek, ki ga imamo danes. Mnogi ljudje naredijo papirnate kopije računov, računov, sestankov, zapiskov s sestankov in drugih digitalnih zapisov svojega vsakdanjega sveta. Število strani pa je mogoče zmanjšati zahvaljujoč programski opremi za kadrovanje.
Pomanjkljivost programske opreme za kadrovanje je, da v mnogih primerih ni povsem mobilna. Strokovnjaki, ki pogosto potujejo in se pri poslovanju zanašajo na svoje mobilne telefone, prenosne računalnike in osebne digitalne pomočnike (PDA), se lahko znajdejo v težavah zaradi pomanjkanja programske opreme za kadre, medtem ko so na poti. Pametni telefoni lahko do neke mere rešijo to težavo, saj lahko poganjajo mobilne različice običajnih programskih aplikacij, vključno z nekaterimi različicami programske opreme za osebje. Ti telefoni lahko nudijo tudi zmožnosti brskanja po spletu, kar omogoča mobilnim delavcem dostop do spletne programske opreme za osebje.