Programska oprema za izdelovanje znakov se najpogosteje uporablja v profesionalnem podjetju za izdelavo znakov. Programska oprema deluje v povezavi z rezalnikom za vinilne znake, imenovanim tudi risalnik. Nekateri obrtniki lahko uporabljajo rezalnik vinila in programsko opremo za izdelavo znakov za izdelavo znakov za osebno uporabo ali iz drugih razlogov, na primer za izdelavo nalepk za avtomobile ali ustvarjanje okraskov za beležke po meri. Programska oprema ustvari koordinate na besedah in grafikah ter te koordinate pošlje rezalniku.
Čeprav postopek običajno poteka po podobnih korakih, se zmogljivosti programov za izdelavo znakov zelo razlikujejo. Nekateri programi bodo popeljali uporabnika od oblikovanja do konca; drugi zahtevajo, da uporabnik grafiko oblikuje v drugem programu in uvozi te grafike v programsko opremo za izdelavo znakov za urejanje. Podjetja, ki proizvajajo programsko opremo za izdelavo znakov, lahko celo ponudijo več različic svojih programov, pri čemer je vsaka višja raven sposobna obvladati malo več celotnega procesa.
Večina programov, ne glede na njihove zmožnosti, uporablja besede ali grafike, ki jih zagotovi uporabnik, za ustvarjanje koordinat, ki se pošljejo rezalniku vinilnih znakov. Rezalnik uporablja informacije iz programske opreme za izdelavo znakov za ustrezno rezanje listov vinila. Besedilo in oblike vinila se lahko nato uporabijo na znakih in pasicah.
Rezalniki za vinilne znake so na voljo v različnih velikostih, vendar je običajno najprimernejša velikost 24 palcev (približno 61 centimetrov). Večji kot so rezalniki, dražji so. Medtem ko podjetja za izdelovanje znakov morda potrebujejo večje rezalnike, da izpolnijo zahteve svojih strank, bodo domači uporabniki na splošno dosegli svoje cilje z manjšimi stroji.
Programska oprema za izdelavo znakov je na splošno najbolj uporabna v podjetjih za izdelovanje znakov, ker je programska oprema prilagojena temu trgu. Spremljajoča oprema, kot je rezalnik, se lahko proda za visoko ceno. Poleg tega se programska oprema pogosto prodaja za stotine ameriških dolarjev, zato občasna domača uporaba morda ne upraviči cene opreme.
Izraz programska oprema za izdelavo znakov se lahko nanaša tudi na popolnoma drugačno vrsto programa; včasih se programi za namizno založništvo tržijo kot programska oprema za izdelavo znakov. Ne glede na to, kako se tržijo, so ti manj specializirani programi v bistvu vizualni oblikovalci. Izdelujejo lahko manjše znake, letake, brošure in predstavitvene papirje. Ta vrsta programske opreme je lahko uporabniku prijaznejša za ljudi z omejenimi oblikovalskimi veščinami. Nekateri imajo predloge, grafiko, pripravljeno za uporabo, in druge funkcije, ki naj bi skrajšale čas oblikovanja in frustracije.
Izbira programske opreme je lahko težavna. Na voljo je veliko različic. Branje pregledov lahko razjasni težave in nekateri proizvajalci ponujajo brezplačna preizkusna obdobja za svojo programsko opremo za izdelavo znakov. Če uporabnik po koncu preskusnega obdobja ne želi izgubiti dostopa do programa, mora kupiti licenco za njegovo uporabo.