V poslovnem svetu je pomembno upravljati človeške vire, da zagotovimo strateško rast podjetja. Programska oprema za človeške vire je orodje, ki se lahko uporablja za upravljanje človeških virov, vidika ljudi napredka podjetja. Ta vrsta programske opreme organizira različne komponente upravljanja učinkovite kadrovske službe za izboljšanje podjetja in zaposlenih, ki tam delajo.
Programska oprema za kadre se najpogosteje imenuje programska oprema za upravljanje s človeškimi viri ali programska oprema za upravljanje kadrov. Ta specializirana programska oprema učinkovito pomaga pri obvladovanju številnih različnih področij, za katera je na splošno zadolžen oddelek za človeške vire v podjetju. Ta področja so lahko odgovornosti, kot so obdelava novih zaposlitev, ugodnosti zaposlenih, izplačane plače in razvoj zaposlenih ter upravljanje stroškov.
Programska oprema za človeške vire lahko upravlja tudi bolj zapletene vidike upravljanja s človeškim kapitalom, kot je skladnost z zakonodajo. Programska oprema za človeške vire lahko uporabnike opozori na posodobitve in spremembe delovne zakonodaje. Programska oprema HRM lahko na primer spremlja prihajajoče kandidate za prosta delovna mesta, da zagotovi prakso zaposlovanja enakih možnosti. Sčasoma je mogoče demografske podatke prosilca za zaposlitev shraniti in spremljati, da zagotovimo, da prakse zaposlovanja vedno odražajo zakonsko skladnost.
Poleg vodenja kadrovskih pravnih zadev lahko programska oprema HRM pomaga pri obravnavi programov razvoja osebja. Evidence zaposlenih je mogoče vzdrževati in redno posodabljati, saj je osebje deležno dodatnega usposabljanja ali izobraževalnih ugodnosti. Nova usposabljanja zaposlenih se lahko razvije iz evidenc, ko se pojavi potreba po zagotovitvi, da imajo vsi zaposleni poštene možnosti za napredovanje z učenjem.
Uporaba programske opreme HRM pomaga tudi pri sledenju stroškov zaposlenih, kot so zaslužki, ugodnosti in zavarovalni zahtevki. Za vsakega zaposlenega je mogoče vzdrževati skrbno in zaupno evidenco, da spremlja in identificira vsa področja, ki jih je treba izboljšati. Zavarovalne odškodnine, kot so poškodbe delavcev, je mogoče uspešneje upravljati zaradi vzpostavljenega trdnega sistema programske opreme za človeške vire.
Programska oprema HRM se včasih uporablja za ustvarjanje novih programov za navzkrižno učenje zaposlenih, ki lahko koristijo podjetjem in zaposlenim. Podjetje lahko na primer doživi pomanjkanje osebja, ki ima določen nabor spretnosti, zato podjetje s programsko opremo za kadre identificira zaposlene, ki imajo to posebno veščino. Nato podjetje uporabi kvalificirane delavce za usposabljanje nekvalificiranih delavcev.
Podjetje se lahko odloči za interni sistem programske opreme za človeške vire ali se prijavi za zunanjo spletno storitev. V obeh primerih je programska oprema za človeške vire na splošno varna, saj je zasebnost vedno skrb. Ta programska oprema lahko pomaga oddelku za človeške vire v katerem koli podjetju pri upravljanju zapletenih zadev v zvezi z upravljanjem človeškega kapitala.