Programska oprema kot storitev je celoten nabor možnosti, ki jih lahko kot potrošnik naročite skupaj s programsko aplikacijo. Poleg same aplikacije dobite vzdrževanje in tehnično podporo. Ključni element te ureditve je omrežje.
Ena od ne tako dobro prikritih zahtev programske opreme kot storitve je, da morajo biti storitve zagotovljene prek omrežja, da lahko ponudnik ponuja storitve, kot sta vzdrževanje in tehnična podpora. Za podjetje je povsem nepraktično, da bi namenilo čas in energijo tem, kar pomeni elektronske hišne klice; namesto tega podjetje počne tisto, kar je treba narediti prek omrežja. V večini primerov je to omrežje internet.
Uporabniki programske opreme kot storitve se redno prijavljajo v omrežje, da bi lahko uporabljali programske aplikacije, ki so jih kupili. Zato ti uporabniki v resnici najemajo samo uporabo aplikacij. Programske aplikacije, kupljene kot del programske opreme kot storitev, so tudi precej splošne. Aplikacije po meri so lahko in so zasnovane posebej za uporabnike, vendar to zahteva tudi prilagojeno vzdrževanje in tehnično podporo, kar večina ponudnikov dvakrat premisli, preden ponudi.
Uporabniki aplikacij, ki so del paketov programske opreme kot storitve, se običajno prijavijo, da te aplikacije uporabljajo na enega od dveh načinov. Prvi način je sklenitev pogodbe s ponudnikom aplikacijskih storitev, ki ponuja dostop do aplikacij prek spleta; vsak uporabnik se prijavi v spletno omrežje za uporabo aplikacij, podjetje pa za uporabnike aplikacij plača mesečno naročnino. Pri drugem načinu, imenovanem programska oprema na zahtevo, podjetje kupi eno kopijo aplikacije, ki omogoča, da se poveže več uporabnikov hkrati; uporabniki se za uporabo aplikacije še vedno prijavijo v splet, vendar se prijavijo na drugačen način in podjetje običajno ne plača pristojbine, saj je aplikacija že kupljena.
Ena od glavnih prednosti, ki jih podjetje pridobi z uporabo programske opreme kot storitve za reševanje potreb svojih aplikacij, je ta, da je ponudnik programske opreme odgovoren za čas in denar, porabljen za vzdrževanje, tehnično podporo in nadgradnje. Ponudnik programske opreme kot storitve lahko potrošniku zaračuna pristojbino za nadgradnjo, vendar potrošniku ni treba iti skozi postopek nakupa nadgradnje in njene namestitve sam. Na enak način potrošniku ni treba skrbeti za viruse ali druge težave, ki ogrožajo omrežje. Ker podjetje in njegovi zaposleni ne počnejo nič drugega kot povezovanje v omrežje, jim ni treba pričakovati odgovornosti, če gre kaj narobe s tem omrežjem.
Programska oprema kot storitev je lahko privlačna možnost za podjetja, ki želijo zmanjšati svoje potrebe po programski opremi in storitvah. Programska oprema kot storitev je lahko tudi privlačna možnost za delodajalce, ki imajo med svojimi vrstami delavce na daljavo. Ker se morajo zaposleni za uporabo aplikacij povezati samo z internetom, lahko delajo od koder koli, če imajo dostop do interneta.