Knjiga prodaje je računovodsko orodje, ki se uporablja v poslovanju za spremljanje opravljene prodaje ali računov, poslanih strankam. Knjiga prodaje je lahko zelo preprosta ali zapletena, odvisno od velikosti in narave podjetja. Prodajne knjige so bile nekoč ročno napisane v zvezkih, z različnimi stolpci, zdaj pa je veliko pogosteje spremljati stroške z elektronsko preglednico ali računovodskimi računalniškimi programi, ki jih je lažje organizirati, razvrščati in po potrebi spreminjati. Na splošno bo ta vrsta knjige vsebovala številne različne stolpce, vključno z datumom, številko računa, če je primerno, opisom izdelka ali storitve in zneskom, prejetim zanj.
Vodenje temeljite prodajne knjige je za podjetje pomembno iz več razlogov. Ne samo, da pomaga spremljati dobičke in izgube, ampak lahko pomaga razkriti nakupne trende ali druge vrste prodajnih podatkov, ki lahko na primer dajejo namige za uspešne oglaševalske kampanje ali prikaze trgovin. Poleg tega je knjiga lahko koristno orodje za pripravo davčnih obračunov ob koncu leta, lahko pa je tudi neprecenljiva za podrobno opisovanje dobičkov in odhodkov, če je podjetje kdaj revidirano.
Nekatera podjetja morajo ustvariti prodajno knjigo za izdajanje računov strankam. V tem primeru bi lahko bilo v pomoč nekaj različnih stolpcev; standardni datum, številka računa in opis storitve so na splošno pomembni. Pomemben je tudi datum, ko je bil račun poslan, kot tudi datum prejema plačila in znesek plačila. Opis vrste plačila, kot so ček, dobropis ali gotovina, je pomemben tudi za računovodske namene. Knjiga prodaje za fizično prodajo je lahko nekoliko drugačna, saj se te običajno plačajo na prodajnem mestu in ne zaračunajo pozneje, čeprav so splošna računovodska načela enaka.
Na splošno je dobro posodabljati knjigo prodaj čim pogosteje, vsaj enkrat na dan, če ne ob vsaki prodaji. Programi za avtomatizirano prodajno mesto lahko ob koncu dneva preprosto natisnejo zapis o prodaji, kar lahko olajša postopek. V nasprotnem primeru bi se morala podjetja enkrat na dan usesti in zabeležiti prodajo ter nato ob koncu tedna čim bolj uravnotežiti knjigo. To bo pomagalo zagotoviti, da ne bo prišlo do dragih napak.
SmartAsset.