Proces upravljanja z dokumenti je sistem, v katerem so dokumenti organizirani in shranjeni za nadaljnjo uporabo. Ta postopek je lahko rudimentaren, na primer, ko nekdo odloži račune v škatlo za čevlje z malo ali brez organizacije. Postopek je lahko tudi zelo izpopolnjen, na primer, ko je korporacija zasnovala kompleksen nabor optičnih bralnikov za zbiranje, organiziranje in shranjevanje informacij, pridobljenih iz vnaprej oblikovanih obrazcev, ki so jim dodeljene referenčne številke, preden se katalogizirajo in arhivirajo v skladiščih. V obeh primerih so bili sprejeti osnovni elementi upravljanja z dokumenti.
Na splošno se upravljanje z dokumenti drži pojma, da je treba dokumente zbirati, naročati in arhivirati po nekem načrtu za skupni namen. V večini primerov se uporablja upravljanje z dokumenti, ker posameznik ali podjetje namerava uporabiti ali mora upoštevati prihodnjo potrebo po informacijah iz dokumentov. Podatki v teh dokumentih so na splošno lahko poenoteni ali združeni glede na vrsto potreb ali namena, kot so računovodstvo, zgodovina ali skladnost z zakonodajo.
V majhnem obsegu vsak posamezni davčni zavezanec uporablja postopek upravljanja z dokumenti, ko organizira davčne dokumente za letno vložitev. Na splošno bodo dokumenti, potrebni za leto, združeni na enem mestu, ki ga je enostavno najti, kot je mapa v omari. Enotnost dokumentov, kot so potrdila, računi, prispevki in davčni obrazci, je sestavljena iz splošne zahteve po izpolnjevanju letnega davčnega obrazca in potrebne dokumentacije za podporo vnosom v davčni obrazec. Ko je napoved vložena in je priložena dokazna dokumentacija, se nastali sveženj informacij in dokumentov pogosto priloži davčnim obračunom za preteklo leto, organiziranim glede na leto. To je osnovna oblika vodenja dokumentacije.
Upravljanje dokumentov je lahko tudi zapleteno, zapleteno, večstopenjsko in drago. Zlasti pri velikih podjetjih, ki zbirajo informacije o potrošnikih, je učinkovito upravljanje dokumentov ključnega pomena. Na primer, finančna institucija ima pogosto vlagatelja vpletenega, strogo dokumentacijo pred naložbo. Regulatorni organi lahko od institucije zahtevajo, da ne le zbira posebne informacije od stranke, temveč da te informacije organizira na določen način in hrani dokumentacijo v dostopni obliki za določeno časovno obdobje. V skladu s tem lahko ta institucija uporablja zapleten postopek upravljanja z dokumenti.
V takem primeru, ko podjetje prejme začetno dokumentacijo, se lahko tiskani obrazec skenira v digitalno sliko in pošlje v mrežo računalniških baz podatkov za zbiranje in organizacijo informacij. Izvodu se lahko nato dodeli referenčna številka, da se vnese v škatlo glede na datum in čas in se pošlje v skladišče, ki uporablja lasten nabor procesa upravljanja z dokumenti. V primeru, da je tiskana kopija potrebna za razjasnitev spora ali izpolnitev zakonske zahteve, jo je mogoče zlahka pridobiti iz obsežnega arhiva podobne dokumentacije.
SmartAsset.