Proces komunikacije je zaporedje dogodkov, v katerem pošiljatelj pošlje sporočilo prejemniku. Sporočilo je lahko verbalno ali neverbalno, dokler ga prejemnik lahko razume. V procesu je več korakov: kodiranje, medij prenosa, dekodiranje in povratna informacija. Pošiljatelj izbere obliko za sporočilo, ga »kodira« v to obliko, nato pa izbere in uporabi medij ali metodo prenosa. Ko prejemnik prejme sporočilo, se “dekodira” in pride do povratne informacije.
Potrebne komponente, ki morajo biti prisotne, da pride do procesa komunikacije, vključujejo pošiljatelja, prejemnika in sporočilo. Pošiljatelj je oseba ali skupina, ki mora sporočiti informacije in oddati sporočilo. Sporočilo je lahko v različnih oblikah, kot so pisanje, slike, kretnje ali govor. Za učinkovito komunikacijo je ključnega pomena, da je sporočilo lahko razumljivo. Prejemnik je oseba ali skupina, ki prejme sporočilo, ga razume in se po potrebi odzove.
Prvi korak v procesu komunikacije se imenuje kodiranje. Takrat se sporočilo iz misli v mislih nekoga spremeni v obliko, ki jo lahko razumejo drugi. Sporočilo je lahko zapisano, izgovorjeno ali pa je lahko celo neverbalno ali brez besed, kot so kretnje ali slika. Ko je sporočilo kodirano, mora biti v obliki, ki je pripravljena za sprejem in razumevanje.
Ko je sporočilo pripravljeno za prenos, ga je treba poslati. Ta del komunikacijskega procesa se imenuje medij prenosa. V tem koraku pošiljatelj izbere najboljši način za pošiljanje sporočila in ga pošlje. Na primer, pisno sporočilo je lahko v obliki elektronske pošte ali poslovnega poročila, ki je natisnjeno in ročno dostavljeno. Verbalno sporočilo je lahko telefonski pogovor ali govor pred občinstvom, neverbalno sporočilo, kot je slika, pa se lahko prenese tako, da se objavi na internetu ali obesi v muzeju.
Ko je sporočilo poslano, naslednji korak v procesu komunikacije zahteva dekodiranje. To se zgodi, ko prejemnik prejme sporočilo, ga preuči in razlaga s predhodnim znanjem in izkušnjami. Na ta način prejemnik razvije razumevanje pomena sporočila, ki deloma temelji na njegovem lastnem ozadju. Nazadnje je povratna informacija zadnji del procesa, kjer se prejemnik odzove na sporočilo in s tem pokaže razumevanje.