Prepis dokumentov pretvori papirne dokumente v digitalno obliko, ki jo je mogoče urejati. To je mogoče storiti zaradi berljivosti, pretvorbe v digitalne datoteke ali iz različnih drugih razlogov. Podjetja so na voljo za opravljanje te naloge za plačilo ali pa lahko podjetja svoje potrebe po prepisu obravnavajo interno. Za nekatere vrste dokumentov bo morda potrebno posebno ravnanje v procesu pretvorbe zaradi občutljive narave ali starosti dokumenta. V teh situacijah bo morda treba uporabiti posebno storitev.
Ta postopek je mogoče izvesti na več načinov. Nekatera podjetja skenirajo dokumente in uporabljajo program za pretvorbo natisnjenih informacij v digitalno obliko, ki jo je mogoče urejati. Tehnik pregleda strojni prepis, da popravi morebitne napake. To lahko vključuje zamenjave znakov ali zamenjave, premaknjena polja in druge težave, ki se lahko pojavijo. Računalniški program se bo morda lahko učil iz popravkov in to uporabil za prihodnje naloge prepisovanja dokumentov, da bi zmanjšal stopnjo napak.
Druga možnost je ročno prepisovanje, kjer tipkam dela iz izvirnega dokumenta ali visokokakovostnega faksimila, da ustvari novo digitalno kopijo. To je lahko potrebno, če dokumenti vsebujejo utesnjen ali nenavaden rokopis, s katerim bi lahko imel računalnik težave, ali posebne znake, ki se običajno ne uporabljajo. Zgodovinski dokumenti v angleščini, na primer, lahko vsebujejo več znakov, ki se v sodobni angleščini ne uporabljajo, in bi jih računalnik imel težave pri interpretaciji.
Zgodovinski dokumenti lahko zahtevajo posebno skrb, ker se prepisovalci želijo izogniti poškodbam izvirnika. Skeniranje in podobne dejavnosti lahko papir izpostavijo ultravijolični svetlobi, zato jih je treba izvajati previdno, da ohranite celovitost izvirnika. Prepisovalci morajo tudi imeti čiste roke in lahko med ravnanjem z gradivom nosijo rokavice. Digitalizacija s prepisovanjem dokumentov lahko naredi zgodovinske zapise bolj dostopne raziskovalcem in širši javnosti; ustanova bi lahko na primer na svojo spletno stran naložila zgodovinska pisma, ki bi jih lahko pregledali vsi, ki jih zanima.
Državna dokumentacija je lahko podvržena prepisu dokumentov. To lahko vključuje zgodovinske zapise, kot so stari podatki popisa, kot tudi novejše dokumente, ki niso na voljo v digitalizirani obliki. Zaradi občutljivosti informacij bo morda treba uporabiti pooblaščenega prepisovalca, da se zagotovi, da se dokumenti ne spremenijo, ko so vneseni v digitalni obliki. Ljudje, ki nameravajo uporabiti digitalizirane dokumente iz svoje matične države za dejavnosti, kot so prošnje za državljanstvo, bodo morda želeli povprašati vladnega uradnika o vseh korakih, ki jih je treba sprejeti za potrditev prepisa dokumenta.
SmartAsset.