Prekoračitev stroškov se nanaša na situacijo, v kateri ima projekt stroške, ki presegajo pričakovane stroške, navedene v proračunu za projekt. Ko pride do prekoračitve stroškov, to pomeni, da je ekipa, ki dela na projektu, porabila ves denar, predviden v proračunu za projekt. Projekt, ki je dosegel prekoračitev stroškov, zahteva denar, ki presega prvotni proračun za dokončanje dela. Prekoračitev stroškov se lahko zgodi iz različnih razlogov, vendar se jim je običajno izogniti s skrbnim načrtovanjem proračuna in načrtovanjem izdatkov projekta.
Ko projekt preseže proračun, lahko to stane organizacijo več kot dodaten denar. Prekoračitve stroškov v projektu lahko povzročijo zamude, medtem ko vodja projekta najde več denarja za projekt. V najslabšem primeru lahko prekoračitev stroškov popolnoma ustavi projekt, če ni na voljo denarja za nadomestitev razlike in financiranje zaključka projekta.
Razlogi za prekoračitev stroškov lahko vključujejo slabo organizacijo, pomanjkanje informacij ali zahteve strank, ki presegajo načrtovano za projekt. Slaba organizacija je lahko posledica slabega načrtovanja projekta ali pomanjkanja izkušenj pri načrtovanju vrste projekta. Pomanjkanje natančnih informacij o projektu lahko vpliva tudi na točnost proračunskih projekcij. Če vodja projekta nima informacij, ki jih potrebuje za načrtovanje projekta, se lahko proračun določi iz napačnih številk, ki izhajajo iz slabih informacij. Nezanesljive informacije lahko povzročijo dodatne stroške, zaradi katerih proračun ni dosegel tistega, ki je potreben za dokončanje projekta.
Pogosto lahko pride do prekoračitve stroškov, ko stranka zaprosi za delo, ki prvotno ni bilo načrtovano v projektu. Dober primer tega je lahko lastnik stanovanja, ki poda več dodatnih zahtev izvajalca, ne da bi prilagodil proračun za gradbeni projekt. Ker dodatni materiali in delo stanejo denar, vse dodatne zahteve dodajo dodatne stroške k strošku projekta. Ti dodatni stroški lahko povzročijo, da izvajalec preseže proračun, če se stroški dodatnih zahtev ne dodajo prvotnemu načrtovanemu proračunu.
Včasih pride do prekoračitve stroškov po naključju. Promet, nesreče in naravne nesreče lahko povzročijo škodo in zamude, ki povečajo stroške proračunskega projekta. Najboljši način, da se izognete zamudam pri delu, ki so posledica prekoračitve proračuna, je, da dodelite nujna sredstva za projekt, če zaradi nepričakovanih ovir projekt preseže proračun.