Predplačana najemnina je predplačilo za najem nepremičnine. Znesek predplačila se v knjigah podjetja, ki daje nepremičnino v najem, vodi kot račun kratkoročnih sredstev, ki bo v nekem trenutku v prihodnosti knjižen v odhodek. Ko podjetje vodi svoje knjigovodstvo, račun vnaprej plačanih stroškov najemnine omogoča knjigovodju, da spremlja vrednost sredstva do takrat, ko se znesek na računu porabi.
Vsa podjetja morajo voditi knjigovodske evidence, da izpolnjujejo davčne in druge zakonske obveznosti. Podjetje bo redno pripravljalo niz računovodskih izkazov za povzetek svojega finančnega položaja. Ti izkazi so v skladu z nizom splošno sprejetih računovodskih načel, ki standardizirajo finančno poročanje, tako da se podjetja lahko primerjajo med seboj na skupnem ozadju. Standardne računovodske konvencije določajo, kako se v poslovnih knjigah izvajajo neporavnani depoziti najemnine za najem do trenutka, ko se depozit dejansko uporabi kot plačilo mesečne najemnine.
Najemna pogodba za najem nepremičnine se šteje za opredmeteno sredstvo. Ko podjetje sklene takšno pogodbo, mora pogosto plačati poleg najemnine tekočega meseca tudi določeno število mesecev vnaprej kot jamstvo za izpolnitev pogodbe. Ta varščina se lahko povrne ob koncu najema ob izpolnitvi določenih pogojev ali pa se obravnava kot nepovratno predplačilo, ki plača mesece na koncu pogodbe. Od tega, ali je varščina vračljiva ali nepovratna, določa, kako se znesek obravnava za knjigovodske namene.
Nepovratna plačila najemnine, ki pokrivajo najemnino za prihodnje mesece, se vodijo v knjigah lastnika nepremičnine kot odloženi prenosni prihodki. Znesek se vodi v knjigah podjetja, ki oddaja nepremičnino v račun vnaprej plačanih stroškov najemnine. Ta račun se kapitalizira ali zmanjša, ko se znesek vnaprej plačane najemnine dejansko uporabi za plačilo mesečne najemnine.
Ta računovodski dogovor je še posebej pomemben pri izdelavi bilance stanja. Bilanca stanja je povzetek finančnega položaja podjetja v določenem trenutku. Najemnine se lahko uporabljajo za mesece, ki so leta v prihodnosti. Dokler znesek dejansko ni uporabljen kot plačilo za mesečno uporabo najetega premoženja, mora biti ustrezno predstavljen kot kratkoročno sredstvo, ko podjetje sestavlja računovodske izkaze. Račun vnaprej plačane najemnine omogoča podjetju, da dokaže, da ima trenutno sredstvo, ki bo podjetju koristilo v prihodnosti.