Predloga ponudbe je okvirna oblika dokumenta, ki jo uporabljajo organizacije, ki licitirajo za pridobitev sredstev za projekt ali za zmago v komercialnem projektu. V nekaterih primerih obstaja standardna predloga ponudb, ki jo izda organizacija, ki obravnava konkurenčne ponudbe. V drugih primerih imajo ponudniki lahko svoje predloge, ki se uporabljajo za ponudbe v več scenarijih.
Najenostavnejša oblika predloge ponudbe je tista, ki je vključena v programsko opremo za komercialne pisarniške dokumente ali izdelana neodvisno. Običajno so to preprosto orisi dokumentov, ki vključujejo večino vprašanj, ki jih zajema uradna ponudba. V nekaterih primerih je predloga morda nastavljena tako, da deluje z bazo podatkov podjetja, tako da lahko računalnik samodejno pridobi in vstavi ustrezne informacije. Čeprav je uporaba te oblike predloge lahko preprosta in enostavna možnost, zlasti za organizacije, ki nimajo virov, ne bo vedno prišla do vseh informacij, ki jih želi ponuditi organizacija, ki ponuja ponudbe, ali jih želi prejeti organizacija, ki obravnava ponudbe.
Druga možnost je, da ima organizacija, ki izvaja več ponudb z več organizacijami, svojo predlogo ponudb. To bo standardni oris dokumenta, ki bo dostopen vsem osebjem in ga bo uporabljalo. Glavna prednost tega je, da vodjem in finančnim oddelkom olajša pregled ponudb, preden jih odobrijo za oddajo. Prav tako zagotavlja, da manj izkušeno osebje poskrbi za vključitev vseh podrobnosti, za katere podjetje meni, da jih je pomembno navesti v ponudbah.
V nekaterih primerih bo organizacija, ki bo obravnavala ponudbe, izdala svojo standardno predlogo ponudb. To bo zagotovilo, da bo prejela ponudbe v dosledni obliki in da bodo ponudniki zahtevali posebne informacije, ki jih organizacija potrebuje za oceno posamezne ponudbe. Ta sistem je lahko problematičen, če predloga deluje pravilno le, če se uporablja v določeni programski opremi za urejanje dokumentov, zlasti v primeru javne organizacije, ki mora omogočiti dostop do postopka zbiranja ponudb vsem ponudnikom. Takšne predloge morajo omogočiti tudi nekaj prožnosti za ravnanje s ponudniki, ki morajo zagotoviti informacije, ki niso zajete v formatu.
Kljub tem težavam bi morala organizacija, ki daje ponudbo, skoraj vedno uporabljati predloženo predlogo ponudbe. Če tega ne storite, lahko pomeni, da se ponudba samodejno zavrne, zlasti v primerih, ko je veliko ponudnikov. Natančno preučevanje in izpolnjevanje predloge ponudbe lahko da tudi nekaj vpogleda v to, kaj išče organizacija, ki ocenjuje ponudbe, in tako ponudniku omogoči več možnosti, da prilagodi svojo ponudbo.
SmartAsset.