Vsako leto ameriška vlada skupaj z zasebnimi fundacijami in javnimi podjetji posameznikom in organizacijam ponudi milijarde dolarjev sredstev za posebne projekte. To financiranje, ki se imenuje nepovratna sredstva, ne zahteva povračila, dokler se uporablja za financiranje projekta, za katerega je bilo dodeljeno. Donacije se lahko dodelijo posameznikom, neprofitnim ali neprofitnim podjetjem, dobrodelnim organizacijam ali izobraževalnim ustanovam. Za prejem nepovratnih sredstev pa mora bodoči prejemnik organizaciji oddati uradno zahtevo. Ta zahteva se imenuje predlog za nepovratna sredstva.
Predloge za donacije je mogoče oddati na različne načine. Nekatere organizacije predložijo prijavni obrazec, druge pa od vlagatelja zahtevajo, da predloži pisni dokument, ki se imenuje popoln predlog. Zahteve za izpolnitev predloga so običajno določene v zahtevi za predlog (RFP).
Priprava uspešnega predloga za nepovratna sredstva na splošno vključuje upoštevanje standardnega postopka. Ko zainteresirane strani, ki se pogosto imenujejo zainteresirane strani, ugotovijo, da bo nepovratna sredstva ustrezala potrebam agencije ali organizacije, bi moral avtor ali skrbnik donacije pregledati RFP. Posebno pozornost je treba nameniti oblikovanju, številu strani in vsem potrebnim komponentam za kvalifikacijo. Oseba, odgovorna za pisanje predloga, mora nato pripraviti okvirni list ali list standardne oblike, ki mu bodo sledili vsi, ki so vključeni v postopek pisanja.
Običajno je predlog nepovratnih sredstev sestavljen iz določenih komponent. Spremno pismo je skoraj vedno potrebno, in čeprav mora biti jedrnato, mora tudi ustrezno povzeti dokument. Spremno pismo mora vsebovati informacije o prijavitelju, kako bo denar porabljen in pomembne informacije o tem, zakaj je vlagatelj primeren za financiranje.
V okviru predloga za nepovratna sredstva mora prijavitelj predložiti oceno potreb agencije in nato obravnavati posebne cilje, ki jih agencija upa, da jih bo dosegla s tem financiranjem. Predložiti je treba tudi podroben oris predlaganega programa. Ta načrt bo podrobno opisal, kako se bo denar porabil, in vključeval časovnico za doseganje navedenih ciljev. Dokument mora opisati tudi sredstva, s katerimi se bo merilo doseganje teh ciljev.
Predlog za nepovratna sredstva običajno ponuja podrobnosti o kvalifikacijah prosilca, vključno z biografijo ključnega osebja, povzetki pretekle uspešnosti in pregledom finančnega stanja agencije. Pogosto je potreben tudi predhodni proračun. Nazadnje je treba predložiti razdelek s povzetkom, ki vsebuje ključne točke in zagotavlja hiter pregled predlaganega programa. Če RFP dovoljuje, se lahko dodatek uporabi za spremljajočo dokumentacijo, celotno biografijo ali druge ustrezne informacije, ki bodo pomagale pri utemeljitvi nagrade.
V zadnjih letih je postala standardna praksa, da agencije za financiranje od potencialnih prijaviteljev zahtevajo kratko pismo s poizvedbo, preden se predloži popoln predlog za nepovratna sredstva. To pomaga izločiti tiste prijavitelje, katerih cilji se ne ujemajo s poslanstvom koncedentov. Ta postopek tudi preprečuje agencijam, da bi porabile veliko časa in denarja za pripravo popolnih predlogov za denar, za katerega bodisi niso kvalificirane ali ga ne morejo v celoti izkoristiti.