Projektni predlogi so dokumenti, ki so zasnovani tako, da predstavijo načrt ukrepanja, opišejo razloge, zakaj je ukrepanje potrebno, in bralca prepričajo, da se strinja in odobri izvedbo ukrepov, priporočenih v telesu dokumenta. V mnogih primerih je dokument sestavljen kot odgovor na zahtevo za ponudbo (RFP), ki jo izda trenutna ali bodoča stranka. Vendar je lahko dokument te vrste pripravljen tudi za interni namen, še posebej, če ima nekdo v podjetju idejo, kako narediti podjetje bolj dobičkonosno ali učinkovito in potrebuje dovoljenje in podporo za izvedbo ukrepa.
V vsaki situaciji bo predlog projekta jasno urejen, tako da lahko bralci sledijo logičnemu napredku misli do zaključka. Številni vzorčni predlogi ponujajo osnovno vodilo, ki lahko celo novincem pomaga, da se lotijo učinkovitega pisanja predlogov. Smernice običajno opredeljujejo pet ključnih komponent ali razdelkov katerega koli predloga projekta: uvod, ozadje, strategija, načrtovanje proračuna ali financiranje in rezultat.
Z uvodnim delom predloga projekta je ideja bralcem povedati, za kaj gre pri projektu in zakaj si je vredno vzeti čas za razmišljanje o projektu. V bistvu ta razdelek služi za potrditev časa in truda, porabljenega za predstavitev podatkov, pa tudi časa, potrebnega za branje in preučitev prednosti in izvedljivosti samega projekta. Uvod ni kraj, kjer bi lahko predstavili bistvo projekta, temveč le za ugotavljanje njegovega potenciala in vzgajanje dovolj zanimanja, da bi bralca spodbudili, da se nauči več.
Ozadje razlaga osnovne točke uvoda, pogosto navaja posebne razloge, zakaj je projektni načrt dober, ki temelji na preteklih podatkih, projekcijah prihodnjih potreb in uspešnosti ter trenutnih okoliščinah poslovanja. Ozadje pomaga zgraditi primer, kako lahko projekt zadovolji potrebe, ki so nastale zaradi preteklih dejanj, obenem pa predvideva prihodnje potrebe in jih pravočasno obravnava. Večinoma bo razdelek o ozadju trdno ugotovil, da je treba nekaj narediti, in utrl pot za učenje, kako je to nekaj mogoče doseči.
S strateškim delom predloga projekta je cilj začrtati vse postopke, ki so potrebni za uspeh projekta. Strategija pogosto pomaga pri opredelitvi kratkoročnih in dolgoročnih ciljev projekta, pojasnjuje, kako sistematično izpeljati vsak korak in kakšen donos se lahko pričakuje od truda. Tu bralec začne dobivati predstavo o tem, kako pomemben je projekt in potencial, ki ga ima, da bi podjetju pomagal bolje izkoristiti razpoložljive vire in se hkrati pozicionirati za prihodnost.
Oddelek o proračunu se spušča na tisto, kar mora večina odločevalcev vedeti, preden odobri kateri koli projekt: kakšni so stroški, povezani z izvedbo predloga projekta. V tem razdelku morajo biti podrobnosti podprte z dejstvi in številkami, ki so dobro raziskani in pokrivajo vse možne vidike financiranja, potrebnega za začetek in vzdrževanje projekta skozi čas. Številni predlogi tukaj ne uspejo zaradi pomanjkanja podrobnosti in podpornih dokazov za podrobnosti, ki so vključene.
Na koncu projektni predlog kaže na izid izvajanja projekta. To je razdelek, kjer so vse prednosti jasno navedene. Prednosti lahko vključujejo elemente, kot so zmanjšanje operativnih stroškov, povečanje javnega profila podjetja, ustvarjanje večje prodaje ali povečanje dobička zaradi učinkovitejše uporabe razpoložljivih virov. Tako kot pri podrobnostih proračuna je pomembno, da je vsaka navedena ugodnost podprta z drugimi podatki, da se lahko resno upošteva.
Pisanje predloga je včasih lažje, če je na voljo uradni RFP. Pogosto bo RFP postavil osnovno strukturo predloga, zagotovil neprecenljive namige glede posebnih informacij, ki so zanimive za potencialno stranko, in opredelil vrstni red, v katerem so podatki predstavljeni. Ko je na voljo RFP, je bistveno, da natančno sledite specifikacijam dokumenta. V nasprotnem primeru bo predlog umaknjen in posel bo dobil eden od drugih prodajalcev, ki so natančno upoštevali določbe.
SmartAsset.