V uradnem pisanju pisma je običajno vključiti uvodni pozdrav, znan kot pozdrav. V standardnem poslovnem pismu se običajno pojavi dve vrstici pod naslovom prejemnika, če je eden vključen. V nasprotnem primeru se pozdrav začne v zgornjem desnem kotu črke. Ustrezen pozdrav za uradno pismo se običajno začne z besedo Spoštovani, ki ji sledita naslov in ime prejemnika pisma: »Spoštovani gospod Smith« ali »Dragi profesor Jones«, na primer.
Nekatera poslovna ali uradna pisma v celoti izpustijo besedo »Dragi« in se začnejo samo z imenom prejemnika. Lahko mu sledi vejica, podpičje ali celo pomišljaj. Bistvo je zagotoviti, da pravi prejemnik prejme sporočilo, in določiti splošni ton pisma. Nekateri sodobni pisci pisem lahko pozdrav v celoti izpustijo, še posebej, če uporabljajo elektronske komunikacije z omejeno zmogljivostjo.
Neuradno pismo lahko vključuje neuraden pozdrav, na primer zdravo, hej, zdravo ali kaj se dogaja? Korespondenca po e-pošti je lahko še posebej neformalna, saj pošiljateljevo začetno sporočilo vsebuje bolj uraden pozdrav, kot je »Pozdravljeni, g. Jones«, poznejši odgovori pa ga v celoti opustijo.
Nekateri pisci, ki ne poznajo posebnega imena ali naslova nameravanega prejemnika, lahko uporabijo bolj splošen pozdrav, kot je “Koga se lahko tiče” ali “Spoštovani,” čeprav strokovnjaki za poslovni bonton močno priporočajo, da prej pridobite posebne kontaktne podatke. zateči k takemu splošnemu pozdravu. Celo splošen pozdrav, kot je »Spoštovani predstavnik službe za stranke«, se lahko šteje za izboljšanje v primerjavi s »Koga se lahko nanaša«.
Ustrezen pozdrav mora biti enak stopnji poznavanja med pošiljateljem in prejemnikom. Uradno pismo, naslovljeno na predsednika Združenih držav, bi se na primer moralo začeti z »Spoštovani gospod predsednik«, ne »Hello Barack« ali »Hey Prez«. Obstajajo referenčne knjige, ki vsebujejo ustrezne pozdrave za dostojanstvenike, politične voditelje, slavne, verske osebnosti in druge strokovnjake, zato bi moral pisec pisem biti prepričan, da uporabi ustrezen pozdrav za primerno priložnost.
Začetni pozdrav poslovnega pisma se mora ujemati tudi s tonom in formalnostjo zaključnega pisma. Tradicionalno »Iskreno vaš« ali »S toplimi pozdravi« se lahko v sodobnem poslovnem pismu sliši nekoliko trdovratno ali zastarelo, vendar uporaba zaključne vrstice, kot je ta, pomaga personalizirati sporočilo. Končanje pisma s pritožbo z »S spoštovanjem« lahko povrne občutek vljudnosti v proces, medtem ko končanje spremnega pisma z »Čakam na vaš pravočasen odgovor« izkazuje zanimanje in pobudo.
Uporaba uradnega pozdrava morda ni tako kritična v mnogih sodobnih komunikacijah, vendar pomaga prejemniku olajšati preostanek pisma in določi ton kot uraden ali neformalen.