Za vsakodnevno poslovanje je včasih potrebno, da ima zaposleni določene stroške. Vožnja osebnega vozila za opravljanje opravkov v podjetju ali prodajne klice je včasih potrebna, vendar je lahko drag strošek, če ga mora uslužbenec plačati sam. Občasno bodo posamezniki morda morali kupiti tudi pisarniški material ali prevzeti material za kampanjo ali projekt in uporabiti osebna sredstva za plačilo predmetov. Ko pride do tovrstnih stroškov, večina podjetij zaposlenim ponudi povračilo stroškov.
Poleg oprijemljivih poslovnih nakupov so lokalni potni stroški pogosto vključeni v poročilo o stroških za povračilo stroškov zaposlenim. Nadomestilo za kilometrino, parkirnino in podobne stroške običajno izpolnjuje pogoje. Prav tako se pogosto povrnejo tudi poslovna potovanja izven mesta. Nepredvideni dogodki, kot so letalske vozovnice, vožnje s taksijem, napitnine, stroški najema avtomobila, nastanitev v hotelih in večerje v restavracijah, so lahko zajeti v odškodninskem načrtu delodajalca.
Vendar bi morali zaposleni razumeti politiko povračil zaposlenih, preden porabijo svoj denar. Podjetje ima običajno vzpostavljena posebna merila, ki opisujejo, katere izdatke je lastnik podjetja pripravljen pokriti. Številne stroške je treba odobriti vnaprej, da preprečimo, da bi ljudje naredili nepooblaščene nakupe, kot je nova pisarniška miza, in nato pričakovali, da bo podjetje za to plačalo.
Ker lastniki podjetij običajno določijo notranje proračune, lahko dragi predmeti, ki niso odobreni, močno obremenijo finance podjetja. Ljudje, ki ne upoštevajo politik za povračilo stroškov zaposlenim, bodo verjetno zavrnili njihove zahteve za odplačilo. Enako lahko velja tudi za pretirane telefonske stroške ali druge stroške, ki presegajo sprejemljivo nadomestilo.
Ob koncu vsakega meseca morajo uslužbenci svojim vodjem običajno predložiti izpolnjena poročila o stroških. Ta standardiziran obrazec je, kjer posameznik običajno navede vse poslovne stroške, ki jih je imel v mesecu. Vključiti mora razlog za finančne izdatke in vse povezane številke delovnih mest ali druge kazalnike, ko se nanaša na določeno stranko ali projekt.
Zahtevku za povračilo stroškov je treba priložiti vse ustrezne prejemke, zbrane skozi mesec. Poleg tega je treba predložiti tudi vsa pisna pooblastila za preverjanje vnaprej odobrenih, zakonitih stroškov. Preden oddajo poročila in potrdila, je pametno, da zaposleni naredijo kopije vsega, če se delodajalčeva dokumentacija kdaj izgubi ali zgreši.