Povabilo k oddaji ponudb je zahteva agencije, organizacije ali podjetja, da prodajalci predložijo ponudbe za dokončanje projekta ali izpolnjevanje tekočih potreb po dobavi. Vsaka ponudba mora vsebovati podrobno razčlenitev, kaj bo zagotovljeno in po kakšni ceni. Običajno zmaga najnižja ponudba, čeprav lahko drugi dejavniki igrajo vlogo pri odločanju, kako oddati naročilo. Vabila za zbiranje ponudb so pogosto navedena v časopisih in na javnih oglasnih deskah ter jih je mogoče dobiti tudi v pisarni organizacije.
Ta zahteva, znana tudi kot povabilo k oddaji ponudb, preprosto zahteva informacije o cenah. To se razlikuje od zahtevka za predlog, kjer dokument vključuje razpravo o tem, kaj je potrebno, in vabi prodajalce, da ne zagotovijo le ocene cene, ampak tudi razpravljajo o tem, kako bodo izpolnili potrebo. Pri zahtevkih za predlog je dovoljeno več cenovnega prostora, saj lahko ponudnik pokaže, da ima dražja metoda dolgoročne koristi ali da je bolj sposobna zadovoljiti potrebe kot drug prodajalec.
Vabilo za zbiranje ponudb je pogosto zapečateno. Ponudniki prejmejo dokumentacijo o specifikacijah in imajo določen rok za oddajo ponudbe. Osebje na določen datum in uro odpre vse ponudbe naenkrat, zabeleži ustrezne podrobnosti in določi, kateri ponudnik naj dobi pogodbo. V primeru vladnih agencij so te informacije odprte za javnost in vsak prodajalec lahko zahteva ogled ponudb, vključno z zmagovalno ponudbo.
V primerih, ko pogodba ne doseže najnižje ponudbe, je to običajno posledica pomislekov glede zmožnosti prodajalca za dostavo. Povabilo k oddaji ponudb je lahko sumljivo nizko ali pa prihaja od podjetja s slabim ugledom. Zlasti vladne agencije ne morejo poslovati s prodajalci v določenih državah ali povezanimi z določenimi režimi, zato lahko zavrnejo navidezno razumno ponudbo, če obstajajo etični ali politični pomisleki. Če je najnižja ponudba zavrnjena, mora agencija zagotoviti dober razlog, da se izogne obtožbam o favoriziranju ali diskriminaciji.
Pomembno je, da zelo natančno preberete povabilo k oddaji ponudb. Podjetja, ki so seznanjena s postopkom, imajo morda osebje, ki se osredotoča na pregled vseh odprtih zahtev, iskanje tistih, ki bi bili primerni za podjetje, in pripravo ponudb. Dokumentacija mora biti natančno upoštevana, ponudba pa mora biti popolna. Če je v razpisu napaka, jo mora podjetje čim prej popraviti, saj je ponudba lahko podlaga za pogodbo, napaka pa lahko zelo stane.
SmartAsset.