Vsako potrdilo o naključnih stroških, ki ga zaposleni uporabi za povračilo stroškov, se lahko šteje za prejem malega denarja. Večina uradov in oddelkov ima v svojih proračunih vgrajen tako imenovani denarni sklad. Okoliščine, v katerih lahko zaposleni porabijo denar v denarnem skladu, se razlikujejo, vendar večino časa sklad krije manjše denarne stroške, kot so parkiranje za sestanek izven kraja, pisarniški material ali poštnina. Zaposleni, ki imajo te stroške, morajo shraniti račune, izpolniti denarni bon ali izpisek ter oboje skupaj predložiti proračunskemu referentu v povračilo.
Skladi malega denarja so skoraj povsod prisotni v poslovanju. Čeprav bo proračun oddelka verjetno kril večino večjih stroškov, je skoraj nemogoče predvideti vse manjše stroške, ki bodo nastali pri običajnem opravljanju stvari. Večina zaposlenih bo v nekem trenutku plačala iz svojega žepa za nekatere stroške, povezane z delom. Ko se to zgodi, lahko gotovinski prejemek zagotovi takojšnje vračilo.
Vsako podjetje svoj sistem male gotovine strukturira nekoliko drugače. Nekateri določajo sezname odobrenih denarnih izdatkov, drugi pa prepuščajo presojo posameznim upravljavcem. V skoraj vseh primerih pa mora zaposleni predložiti potrdilo o povračilu stroškov. Na blagajniškem računu mora biti običajno prikazan tako razčlenjen opis vseh nakupov kot tudi skupni plačani znesek, kar omogoča proračunskim uradnikom, da potrdijo, da (a) je strošek upravičen in (b) da je znesek povračila enak dejanski porabljenemu znesku. . Običajno je sprejemljivo potrdilo o denarnem prejemu, ki ga je mogoče natisniti, kot ga je mogoče izdati za spletni nakup, kot tudi fotokopija originalnega računa.
V velikih podjetjih morajo zaposleni, ki iščejo povračilo stroškov, običajno predložiti poleg potrdila o gotovini tudi potrdilo o povračilu denarja. Na bonu mora biti navedeno ime zaposlenega, njegov ali njen oddelek, skupni znesek, ki ga je treba razdeliti, in koda financiranja. Kode so običajno povezane z vrsto stroška – na primer parkiranje ali obroki. V nekaterih okoljih se ti boni interno obravnavajo kot lastna vrsta prejemkov male gotovine. Običajno so na voljo na spletu s spletne strani proračunskega urada ali pa jih je mogoče natisniti z intraneta oddelka.
Večino časa bo proračunski uradnik ali blagajnik zabeležil vse transakcije z drobno gotovino v pisarniško knjigo blagajne. Ta knjiga je v bistvu knjiga za spremljanje stanja sklada malega denarja. Vsako predloženo potrdilo o gotovini ali kupon je običajno shranjeno v knjigi v primeru revizije.