Potrdilo o dolžnosti je dokument, ki navaja uradnike korporacije in položaje, ki jih zasedajo. Takšne dokumente običajno pripravijo sekretarji podjetij, po zakonu pa morajo biti dostopni javnosti. Ljudje, ki želijo informacije o uslužbencih korporacije, lahko od sekretarja zahtevajo kopijo potrdila o dolžnosti. Te informacije se po potrebi posodabljajo, da odražajo reorganizacijo podjetja, in se hranijo tudi pri vladnih regulatorjih, da jih obveščajo o poslovanju podjetja.
Izraz “zaposleni”, kar pomeni “imetnik funkcije”, se pogosto uporablja v politiki, vendar se nanaša tudi na uradnike podjetja, kot so predsednik, glavni finančni direktor in glavni izvršni direktor. Organizacijska struktura korporacije se lahko razlikuje in posledično nazivi prvotnih delovnih mest niso vedno enotni, niti niso nujno skladne delovne obveznosti med dvema osebama na enakem položaju v različnih podjetjih.
Sekretarji podjetij so odgovorni za vodenje korporativnih evidenc. To vodenje evidenc običajno zahteva zakon, delo sekretarja pa podpira delo drugih uradnikov, ki morajo vložiti pravne dokumente in zagotoviti informacije o zgodovinskih dogodkih v korporaciji. V primerih, ko se tajnik šteje za uslužbenca, bo morda moral drugi uradnik sopodpisati potrdilo o dolžnosti, da bo veljavno. Sicer je na dokumentu potreben samo podpis tajnice.
Potrdilo o dolžnosti preprosto navaja imena in nazive delovnih mest, brez dodatnih osebnih podatkov. Tako kot druge javne prijave spodbuja preglednost tako, da daje informacije o tem, kako je podjetje organizirano in vodeno, na voljo javnosti, ki bi lahko imela interes. To lahko vključuje delničarje, pa tudi druga podjetja in ljudi, ki jih skrbi, kako družba posluje. V primeru reorganizacije ali novega zaposlovanja lahko ljudje zahtevajo novo kopijo potrdila o dolžnosti, da dobijo najnovejše informacije o uradnikih podjetja.
Potrdila o dolžnosti se lahko uporabljajo za vse, od določanja, koga tožiti v pravni vlogi, do spoznavanja več o notranji organizaciji podjetja. Za raziskovanje podjetja so lahko koristni tudi drugi javni vložki, kot je prospekt. Te informacije se ne štejejo za lastniške in morajo biti na voljo na zahtevo, ne glede na to, kdo jih zahteva. Ljudje, ki prosijo za informacije, tudi niso dolžni razkriti, zakaj jih zanima ali kako bodo informacije uporabljene.