Pogosto, ko je nekomu ponujen dokument, mora oseba, ki ponuja dokument, voditi evidenco o zamenjavi ali mora zagotoviti dokazilo, da je bil dokument izdan prejemniku. Zaradi teh, pa tudi drugih razlogov, se pogosto ustvari potrdilo o prejemu dokumenta, ki ga mora prejemnik podpisati. Čeprav ni standardnega obrazca za prejem dokumenta, večina vključuje ime dokumenta, datum in čas, ki je bil predložen prejemniku, ter podpis osebe, ki je sprejela prejem dokumenta.
Čeprav obstajajo druge metode za zagotavljanje ali dokazovanje, da je bil dokument prejet, kot je pošiljanje dokumenta s potrdilom ali priporočeno pošto, v nekaterih primerih te metode niso praktične ali prednostne. Če ni uradne kartice ali potrdila o podpisu, kot je povratnica za overjeno pismo ali paket, se lahko uporabi potrdilo o prejemu dokumenta. Na primer, če se uporablja zasebna kurirska služba ali je dokument ročno dostavljen, morda ni dokazila o dostavi brez potrdila o prejemu dokumenta.
Za pravne dokumente se najpogosteje uporablja potrdilo o prejemu dokumenta; vendar se potrdilo o prejemu lahko uporabi za katero koli vrsto dokumenta. Na pravnem področju bo morda treba stranki dostaviti spremembo dokumenta v zadnjem trenutku ali pa vložiti nujni predlog na sodišču brez razkošja čakanja na tradicionalno poštno storitev. Pogosto celo nočna pošta dokumenta ne prispe pravočasno na cilj. Posledično se lahko uporabi zasebno kurirsko storitev ali se dokument dostavi osebno. Zapisnik o dostavi bo morda potreben v primeru kasnejšega spora o prejemu.
Nepremičninska industrija je še eno področje, kjer se lahko pogosto uporablja potrdilo o prejemu dokumenta. Ponudbe za nakup so na splošno časovno občutljive. Čeprav se ponudba lahko pošlje po faksu prodajalcu, če je ponudba sprejeta, stranke običajno želijo čim prej izvirno, podpisano kopijo, kar zahteva uporabo hitrega načina dostave, kot je zasebna kurirska služba. . Dokazilo o prejemu se nato opravi z uporabo potrdila o prejemu.
Potrdilo o prejemu dokumenta je lahko izčrpno ali tako preprosto, kot želi stranka, ki ga uporablja. Praviloma bo vseboval ime in kratek opis dokumenta, ki se dostavlja, število strani, datum in uro ter bo imel prostor za ime in podpis osebe, ki sprejme prejem dokumenta. Potrdilo ne služi le kot zapis za osebo, ki je predložila dokument, ampak se lahko zahteva tudi v primeru, da bo v prihodnosti prišlo do spora ali sodnega postopka v zvezi s tem, kdaj ali celo če je bil dokument prejet.
SmartAsset.