Potovalna tajnica deluje kot administrativna oseba v agenciji ali korporaciji. Lahko se imenuje tudi pomočnik potovalne pisarne. Potovalne tajnice usklajujejo načrte potovanj za stranke pod nadzorom agenta in pogosto odgovarjajo na telefone in služijo strankam. Če tajnica organizira potovanja za vodje podjetij, običajno pripravi tudi načrte potovanj ali urnike.
V potovalni agenciji so tajnice pogosto odgovorne za izpolnjevanje zahtev glede licenc in druge dokumentacije, potrebne za vzdrževanje poslovanja. Čeprav se lahko potovalni sekretar odzove na telefon in razpošilja pošto, pa tudi svetuje strankam in bi moral razumeti vse vidike turistične industrije. To temeljito znanje pomaga pri reševanju težav za ljudi, ki poskušajo uskladiti lete in hotele. Nekatere potovalne tajnice pomagajo ustvariti informativne brošure za uporabo strank.
Če delajo za korporacije, potovalne tajnice pogosto organizirajo vse podrobnosti potovanj vodstvenih delavcev. Potovalni sekretar v podjetju lahko skrbi za načrtovanje sejmov in konvencij. Za večino sekretarjev za poslovna potovanja razmišljajo o poskusu prihranka denarja podjetja med rezervacijo sob in prevoza.
Poklicne šole ali visoke šole imajo pogosto programe, povezane s potovalnimi vrstami tajniške kariere, čeprav se ti programi morda ne ponujajo tako pogosto kot druge vrste tajniških specialnosti, kot so pravne in medicinske. Šolski programi lahko vključujejo odsek praktikov, v katerem študent stažira kot potovalni sekretar. Programi potovalnih tajnikov so na voljo na spletu in osebno. Ti programi običajno trajajo manj kot eno leto in pogosto vključujejo več izpitov, ki jih je treba opraviti, da bi prejeli potrdilo.
Programsko opremo za rezervacijo potovanj morajo obvladati tajnice. Potovalni sekretar mora imeti odlično računalniško znanje in biti sposoben uskladiti številne podrobnosti. Na primer, če je za potovanje stranke potrebna več kot ena letalska družba, mora tajnica priložiti navodila za povezovalne lete. Za dobro storitev za stranke je potrebno tudi načrtovanje povezav z minimalno čakalno dobo.
Ljudje, ki so potovalni sekretarji, lahko delajo polni ali krajši delovni čas. Občasno lahko potujejo na poslovna srečanja in na osebne počitnice. Vzpostavljanje dobrih delovnih odnosov z drugimi v potovalni industriji, kot so predstavniki letalskih prevoznikov in organizatorji potovanj, lahko pomaga sekretarjem pri ustvarjanju vrednih turističnih paketov za stranke. Pri tem pomagajo potovalnim agentom, da njihova agencija strankam ponudi najboljše ponudbe in možnosti potovanja. V nekaterih agencijah se lahko potovalna sekretarka specializira za eno področje, kot so počitniški izleti, medtem ko lahko agent obravnava druge pakete.