Proces MRP (planiranje potreb po materialih) je sistem, ki je namenjen poenostavitvi nadzora zalog in zagotavljanja storitev, odvisnih od materiala. Sisteme MRP najpogosteje najdemo v velikih proizvodnih okoljih, vendar so pomembni za vsako skrb, ki se opira na dobavo surovin in drugih povezanih predmetov. Ta proces je zasnovan tako, da obravnava tri kritične cilje: razpoložljivost zalog, zmanjšane stopnje zalog tveganja in načrtovanje naprej. Funkcije MRP so lahko glede na obseg in kompleksnost vključene industrije zasnovane na programski opremi ali ročno implementirane.
Večina proizvodnih in storitvenih industrij je za učinkovito delovanje močno odvisna od neprekinjene oskrbe s surovinami, rezervnimi deli ali končnimi izdelki. Nepredvidena zamuda pri dostavi najmanjšega artikla lahko ustavi proizvodnjo ali opravljanje storitev največjega ali najmanjšega podjetja. Podjetja, ki se zanašajo na veliko zalogo materialov različnih izvorov, so najbolj dovzetna za te težave in zahtevajo strog, daljnoviden nadzor zalog, da jih preprečijo. Proces MRP je eden najučinkovitejših načinov izvajanja te ravni nadzora in je običajno strukturiran tako, da obravnava tri najbolj kritično pomembne cilje v kateri koli dobavni verigi.
Ohranjanje stalne oskrbe s kritičnimi materiali, kar je prvi cilj, je pogosto težko imetnikom velikih zalog. Dalečni viri oskrbe imajo svoje operativne realnosti in se nanje pogosto ni mogoče zanesti pri ohranjanju neprekinjenih trendov oskrbe. Postopek MRP to omogoča z uporabo preteklih podatkov o uporabi in dobavi za izračun nabavnih režimov, da se zagotovi optimalna raven zalog. Na ta način sistem zgradi medpomnilnik zalog, da se varno prilagodi nepričakovanim zamudam pri dobavi, hkrati pa nosi minimalne kazni na ravni zalog.
Druga pomembna funkcija, ki jo izpolnjuje proces MRP, je zmanjšanje tveganja zalog, točka, ki je tesno povezana z razpoložljivostjo zalog. Prekomerne zaloge predstavljajo veliko tveganje za podjetja v smislu tveganja izgube in škode, povečanih zavarovalnih bremen in nepotrebnih izdatkov. Pogosto je vse preveč enostavno kupiti prevelike količine materiala za pokrivanje težav z zanesljivostjo oskrbe, ki ob reševanju kratkoročnih težav z oskrbo hkrati ustvarja nesprejemljiva tveganja glede ravni zalog. Učinkovit postopek MRP lahko zmanjša ta tveganja z ohranjanjem realističnih, a varnih ravni zalog.
Tretja prednost izvajanja procesa MRP sta vnaprejšnje načrtovanje in diagnostične funkcije, ki so običajno možne s temi sistemi. Proces omogoča operaterjem, da ustvarijo jasen zgodovinski zapis trendov dobave in uporabe, ki lahko pomaga pri dolgoročnem načrtovanju. Nekateri sistemi lahko operaterje celo označijo bližajoče se situacije, ki zahtevajo popravne ukrepe. Povprečen proces MRP temelji na programski opremi in najpogosteje temelji na referenčnih bazah podatkov. Ročni sistemi pa so praktični za manjša podjetja z manj obsežnimi zahtevami po zalogah.