Poštni strežnik je računalnik, ki služi kot elektronska pošta za e-pošto. Pošta, ki se izmenjuje po omrežjih, se prenaša med strežniki, ki izvajajo posebej zasnovano programsko opremo, ki je zgrajena na podlagi dogovorjenih standardiziranih protokolov za obdelavo poštnih sporočil, grafike, ki jo lahko vsebujejo, in datotek prilog. Ponudniki internetnih storitev (ISP) imajo vsi poštne strežnike za obdelavo poštnih sporočil svojih strank, ki se včasih imenujejo zasebni poštni strežniki. Nekatera spletna mesta ponujajo tudi javne e-poštne storitve z uporabo lastnih strežnikov.
E-poštni odjemalec ali e-poštni program omogoča uporabniku pošiljanje in prejemanje e-pošte s komunikacijo s poštnimi strežniki. Obstaja veliko vrst e-poštnih odjemalcev z različnimi funkcijami, vendar vsi obravnavajo e-poštna sporočila in strežnike na enak osnovni način.
Ko je poslano e-poštno sporočilo, se e-poštni program obrne na avtorjev poštni strežnik ISP, da mu posreduje sporočilo. Strežnik se običajno imenuje mail.[isp].com, čeprav je lahko poimenovan po protokolu za prenos pošte, smtp.[isp].com. Skenira vgrajene glave sporočila za informacije o naslovu. Te glave običajno niso vidne v e-poštnem odjemalcu, razen če uporabnik program konfigurira tako, da prikaže glave, vendar so tukaj vsebovane ključne informacije.
E-poštno sporočilo se pošlje skupaj na naslov, kar lahko vključuje posredovanje prek več usmerjevalnikov. Sporočilo je dejansko razdeljeno na diskretne podatkovne pakete in ponovno sestavljeno na strani prejemnika. Usmerjevalniki so računalniki, ki sprejemajo omrežne podatke in jih preusmerjajo po najkrajši možni poti. Ob predpostavki, da ni nič narobe, bo e-poštno sporočilo prispelo na cilj v nekaj sekundah ali minutah po pošiljanju.
Ko prejemni poštni strežnik prejme sporočilo, ga shrani v navidezni nabiralnik. Pošta bo ostala tukaj, dokler naslovnik ne uporabi svojega e-poštnega odjemalca za preverjanje nove pošte. Pri tem e-poštni program vzpostavi stik s prejemnim strežnikom, ki se včasih imenuje poštni strežnik POP3 (za Post Office Protocol 3), kot v pop3.[isp].com, ali preprosto mail.[isp].com. Ko e-poštni program zahteva pošto, preveri morebitna sporočila, naslovljena na tega uporabnika. Če ga najde, strežnik prenese sporočila odjemalcu, kot zahteva. Tisti, ki se nahajajo na javnih spletnih mestih, delujejo na enak osnovni način kot poštni strežniki ISP.
Zaradi velike količine nezaželene e-pošte, imenovane vsiljena pošta, so nekateri poštni strežniki konfigurirani tako, da blokirajo določene nize naslovov IP, s katerih je bila prejeta neželena pošta. Naslov IP (Internet Protocol) je edinstven številčni naslov, ki se razlikuje od »naslova za odgovor«, ki je pogosto ponarejen v neželenih sporočilih. Filtri neželene pošte, kot se imenujejo, lahko delujejo na ravni strežnika in tudi znotraj e-poštnega programa, ki ponuja takšno funkcijo. E-poštni programi lahko tudi filtrirajo pošto v mape, ko je prejeta, in običajno pošljejo ukaz strežniku za brisanje zbranih sporočil.
Poštni strežniki imajo običajno tudi filtre, ki uporabnikom preprečijo pošiljanje velikih količin podvojenih e-poštnih sporočil na več naslovov, da bi preprečili neželeno pošto. Poštni seznami so izjema in delujejo z različno programsko opremo, ki prepozna promet kot legitimen. Da bi se izognili blokatorjem neželene pošte, nekateri poskušajo namestiti poštne strežnike v svoje računalnike. Številni ponudniki internetnih storitev menijo, da je to kršitev pogodbe, kot je pogosto navedeno v pogodbi o pogojih storitve. Komercialni poštni strežniki uporabljajo tudi filtre virusov in trojanov.