Izraz poslovna nabava se uporablja za opis dejavnosti v zvezi z nabavo blaga in storitev za poslovni subjekt. Nabava ali nabava je pomembna upravna funkcija, ki uporablja tehnike zmanjševanja stroškov in dolgoročnega strateškega načrtovanja za obvladovanje izhodnih stroškov. Področje poslovnih naročil ima tri glavna področja: razpis, upravljanje prodajalcev in strateško nabavo.
Ljudje, ki delajo na področju javnih naročil, so znani kot strokovnjaki za javna naročila. V nabavi so trije glavni nazivi delovnih mest: kupec, referent za nabavo in vodja nabave. Kupec je odgovoren za vodenje nakupa blaga od izbranih dobaviteljev. Pooblaščenec za javna naročila vodi razpis in postopek izbire ponudnika. Glavna odgovornost vodje nabave je celotno delovanje oddelka in pogajanja z dobavitelji z velikimi dolarskimi vrednostmi.
Razpis je postopek povabila potencialnih dobaviteljev, da pregledajo dokument s podrobnimi zahtevami in oddajo svojo ponudbo za podjetje. Dokument z zahtevami vsebuje skupno vrednost v dolarjih in dolžino pogodbe, vrsto zahtevanega izdelka ali storitve, zahteve glede kakovosti in pogodbene pogoje. Precejšen del civilnih tožb temelji na pomanjkljivostih ali zaznani pristranskosti v razpisnem postopku. Upoštevanje ustreznega poslovnega procesa ter zagotavljanje poštene in transparentne ponudbe je zelo pomembno.
Pri javnih naročilih se običajno uporabljajo trije izrazi: zahteva za ponudbo (RFP), zahteva za informacije (RFI) in zahteva za ponudbo (RFQ). Vrsta zahtevanega odgovora je navedena v telesu dokumenta, skupaj z datumi in kontaktnimi podatki. Vsi trije izrazi se uporabljajo za opis postopka, ko so prodajalci bodisi povabljeni, da se odzovejo, ali pa so zahteve objavljene na javnem spletnem mestu ali orodju za javna naročila, kar omogoča širokemu krogu dobaviteljev, da se odzovejo. Datumi so v tem procesu zelo pomembni in ignoriranje rokov ali njihovo zamudo bo izključilo odgovor iz obravnave. Prepričajte se, da dobite potrdilo z žigom časa in datuma, ki označuje, kdaj je nabavna služba prejela dokumente, da se izognete izključitvi.
Upravljanje prodajalcev vključuje zagotavljanje skladnosti s pogodbo, delovanje kot primarni kontakt za vprašanja, povezana s storitvijo in reševanjem sporov, ter upravljanje vseh plačil ali klavzul, dogovorjenih v pogodbi. Čeprav je veliko truda usmerjenega v prvotno razpisovanje in pisanje pogodbe, je upravljanje prodajalcev edini način, da podjetje dejansko doseže pričakovane prihranke. Učinkovito upravljanje ima za posledico nižje obratovalne stroške, učinkovite storitve in močnejši pogajalski položaj v naslednjem krogu pogajanj.
Strateški nakup je proces načrtovanega nakupa. V tipični organizaciji vsak oddelek predloži svoje načrtovane nakupe za leto v proračun ali oddelek za nabavo. Osebje išče skupne lastnosti ali priložnosti za združevanje povezanih izdelkov. Te manjše nakupe je nato mogoče dati na razpis, kar omogoča več dobaviteljem možnost, da zagotovijo to blago in storitve. Na splošno ta proces povzroči nižje nabavne stroške za organizacijo.
SmartAsset.