Popis sredstev IT je strukturirana ocena fizičnih in virtualnih IT elementov, ki jih ima podjetje ali subjekt na voljo. Vodje podjetij in druge stranke uporabljajo postopke popisa sredstev IT za ocenjevanje lastnine IT, za sledenje predmetom in za različne druge namene. Ohranjanje trenutnih podatkov o inventarju IT lahko pomaga pri odzivanju na incidente ali težave v danem sistemu IT ali pomaga pri prihodnjih nakupih za vzdrževanje ali razširitev dejavnosti. Na splošno je tovrstna revizija del “storitveno usmerjene arhitekture” za programsko in strojno opremo, kjer lahko načrt za sledenje IT resnično koristi podjetju ali organizaciji.
Podjetja, ki izvajajo popis sredstev IT, lahko identificirajo določene IT sisteme za morebitno revizijo in raziskave učinkovitosti. To vključuje vse strežnike, ki obdelujejo informacije znotraj storitveno usmerjene »dobavne verige«. Strežniki lahko varno hranijo podatke o strankah za vračilo poslovanja ali obveščanje. Podprejo lahko tudi kadrovski oddelek s sistemi plačevanja in še veliko več. Strežniške strukture so ključnega pomena za mnoga podjetja in se zaradi tega pogosto vključijo v inventar sredstev IT.
Nekatere vodstvene skupine zagotavljajo smernice za popis sredstev IT, ki ga bodo opravili drugi uslužbenci. To lahko vključuje posebne podrobnosti in merila za označevanje in sledenje sredstev IT. Ti elementi lahko vključujejo na primer znamko in model vse fizične strojne opreme IT. Popis sredstev IT lahko spremlja tudi, kje so ta sredstva v stavbi, večji nepremičnini ali skupini nepremičnin.
Poleg določitve meril za popis sredstev IT bi lahko obsežen načrt inventure sredstev IT zahteval metode razširjanja. Lahko določa, ali je treba dokumente, povezane s popisom, hraniti na papirju, v digitalni obliki ali oboje. Lahko identificira stranke, ki jih je treba prebrati za pravilno podajanje ugotovitev in rezultatov.
Za pomoč pri izvajanju popisa sredstev IT bi lahko vodstvo zagotovilo temeljito izdelano predlogo inventarja IT. Dokumenti s predlogami pomagajo zagotoviti, da se tekoči periodični inventarji IT izvajajo dosledno. Podrobnosti o predlogi inventarja sredstev IT lahko vključujejo identifikacijo podjetja in njegovih podružnic, časovne žige in druge kronološke podatke ter posebne oblike za označevanje vseh naprav, ki jih bodo upravitelji zalog fizično pregledali in o njih poročali. Obstajajo lahko tudi določbe za oceno pogojev, pri katerih je mogoče označiti poškodovano ali okvarjeno strojno opremo za zamenjavo.