Ponudnik storitev shranjevanja je podjetje, ki drugim podjetjem daje nekaj, kar nujno potrebujejo: prostor za shranjevanje. Zdaj, ko se veliko običajnih operacij podjetja izvaja elektronsko, je potreba po shranjevanju podatkov še toliko večja. Podjetja imajo finančne evidence, informacije o sledenju strankam, telefonske zapise, celo dnevne rede sestankov in zapiske, ki jih je treba shraniti in arhivirati, pripravljene za enostaven dostop. Ponudniki storitev shranjevanja zmorejo vse to.
Splošno dojemanje shranjevanja podatkov je, da podjetje počne svoje: zbira lastne podatke in jih shranjuje na svoj način, naj bodo to diski, trakovi ali trdi diski. To v celoti velja za mnoga velika in mala podjetja, popolnoma pa ne drži za veliko drugih podjetij, ki nimajo sredstev ali pobude za shranjevanje lastnih podatkov. Vnesite ponudnika storitev shranjevanja. Podatki podjetja – ne glede na to, kakšni so, hkrati pa jih podjetje želi shraniti – so shranjeni na oddaljeni lokaciji in podjetje ima dostop do teh informacij, kadar koli to želijo njegovi zaposleni, običajno prek interneta in običajno z uporabo neke vrste šifriranja.
Druga storitev, ki jo ponudnik storitev shranjevanja lahko ponudi svojim strankam, je varnostno kopiranje podatkov. To je izjemno uporaben postopek, za katerega se bodo odločila številna podjetja. Pogosto se zgodi, da imajo ponudniki storitev shranjevanja najnovejše, najboljše in najbolj varne metode za varnostno kopiranje podatkov in njihovo ohranjanje varne in zdrave. Skupaj z varnostnim kopiranjem prihaja tudi arhiviranje ali digitalno indeksiranje. Podjetje bo želelo imeti možnost enostavno iskati določen blok podatkov, kot bi to storil zaposleni na trdem disku svojega osebnega računalnika, ponudniki storitev shranjevanja pa to storitev običajno ponujajo kot spodbudo, da izkoristijo svoje ponudbe.
Eden od načinov, kako lahko ponudnik storitev shranjevanja pomaga velikemu podjetju, je konsolidacija podatkov z več lokacij. Podjetje ima lahko pisarne na različnih fizičnih lokacijah, bodisi po mestu ali po vsej državi. V teh primerih bo podjetje težko shranilo vse svoje podatke na enem fizičnem mestu, razen če je to mesto ponudnik storitev shranjevanja. Številna velika podjetja delujejo kot lastni ponudniki storitev shranjevanja, vendar mnoga druga podjetja svoje podatke dajo v roke strokovnjakom za varnostno kopiranje, shranjevanje, skupno rabo in arhiviranje.