Pogojno oblikovanje omogoča računalniškemu programu, da samodejno uporabi sloge za informacije v dokumentu, kot je določeno z nizom pravil, ki jih vnese uporabnik. Najpogosteje se uporablja v preglednicah, kjer bodo uporabniki morda želeli uporabiti sloge za razlikovanje določenih elementov podatkov, da bo dokument lažje berljiv. Številni programi podpirajo to funkcijo in jo je mogoče tudi ročno programirati, če ni na voljo ali je za uporabnika preveč omejena. Ena stvar, ki se je treba zavedati, je, da lahko v zelo velikih dokumentih pogojno oblikovanje včasih povzroči napake, nalaganje dokumenta pa lahko traja dlje, ker mora program preveriti vse podatke glede na pogoje, preden se lahko prikaže.
V preprostem primeru pogojnega oblikovanja lahko uporabnik vzdržuje knjigo transakcij v preglednici, kjer bi bilo koristno imeti obremenitve rdeče in kredite zelene. To lahko uporabniku omogoči, da hitro prepozna ključne transakcije na prvi pogled, ne da bi mu bilo treba ročno oblikovati vsak vnos. Uporabnik mačka nastavi te pogoje in program za preglednice bo samodejno uporabil barve po navodilih. Dodali bi lahko tudi druge pogoje, na primer krepko besedilo za vnose, ki ustvarjajo negativno stanje.
Meje pogojnega oblikovanja so lahko odvisne od programa. Nekateri dovoljujejo le določeno število pogojev. Pomembno je tudi vedeti, da lahko program uporablja pogoje v navedenem vrstnem redu. Ko najde ujemanje, bo prenehal preverjati druge pogoje. V tem primeru je na primer vrstni red pogojev zelo pomemben. Če je barvno kodiranje navedeno najprej, bi bila bremenitev, ki ustvarja negativno stanje, rdeča, vendar ne krepka.
To je lahko izjemno uporabno orodje za prikaz preglednic in podobnih dokumentov. Uporabnikom lahko omogoči, da izpostavijo določene vrste podatkov ali vnosov, ki jih zanimajo, da je informacija veliko lažje berljiva. Pogojno oblikovanje ima tudi nekatere omejitve, ki jih je treba upoštevati, in morda bo pomagalo prebrati dokumentacijo, povezano z določenim programom, če želite izvedeti, kaj lahko in kaj ne. Nekateri programi lahko uporabnikom omogočajo ustvarjanje lastnega programiranja, v tem primeru pa bodo morda lahko rešili težave s pogojnimi možnostmi oblikovanja.
Uporabniki lahko obrnejo formatiranje tako, da odstranijo pogoje in omogočijo, da se podatki vrnejo v normalno stanje. Morda bi bilo priporočljivo preizkusiti pravila na majhnem vzorčnem nizu celic, da vidite, kako delujejo, preden jih uporabite za celoten dokument. To lahko uporabniku omogoči, da potrdi, da oblikovanje deluje po pričakovanjih.