Pogajalski dokument je dokument, ki ga pripravita dve ali več nasprotnih strani in navaja odobrene pogoje kompromisa ali dogovora med strankama, vpletenimi v določeno vrsto konflikta, kot je poslovna zadeva. Nastane, ko se dve ali več nasprotnih strani, vpletenih v konflikt, pogajata, da dosežeta končno rešitev. Pogajalski papir je podoben pogodbi, saj morajo vse vpletene strani nekaj dati, da bi karkoli prejele v končnem kompromisu. Vsaka situacija, v kateri je treba izdelati pogajalski dokument, je edinstvena, vendar obstajajo splošne smernice, ki jih je treba upoštevati pri ustvarjanju papirja.
Ko se na primer izdela pogajalski dokument, je treba jasno navesti argumente vsake strani in nato pojasniti kompromise v zvezi s temi argumenti. Ko so argumenti potrjeni in kompromisi našteti, morajo kompromise potrditi vse strani ali predstavniki vsake strani. Če je odobren, so vpletene strani dokument potrdile in se strinjajo, da ga bodo upoštevale vse vpletene strani.
Pogajalski dokumenti se uporabljajo predvsem za reševanje večjih konfliktov in so običajno končni rezultat uspešnih pogajanj. Vendar pa obstajajo priložnosti, ko lahko s pogajalskim dokumentom preprečimo prepir ali konflikt. Postopek izdelave pogajalskega dokumenta za preprečevanje sporov je zelo podoben običajnemu pogajalskemu dokumentu, ki se uporablja za reševanje sporov, potem ko so se zgodili, le da bi predstavili argumente ali morebitne konflikte, ki bi se lahko zgodili v prihodnosti, kompromisi pa bi uveljaviti le, če do morebitnega konflikta dejansko pride. Vsaka situacija, ki zahteva izdelavo pogajalskega dokumenta, je edinstvena, vendar se vsi pogajalski dokumenti vrtijo okoli kompromisa, da bi dosegli končno rešitev konflikta.