Pogajalska skupina je skupina posameznikov, ki se zberejo z namenom zastopanja določenega subjekta med pogajanji z drugo stranko. Ekipa lahko na primer predstavlja podjetje, ki se pogaja s sindikatom glede višine plač in ugodnosti za zaposlene. Ekipe te vrste pogosto nastanejo med čakajočo združitvijo dveh podjetij, zaradi česar je proces česanja virov bolj gladek in urejen. Pogajalske skupine so včasih sestavljene kot del postopka delitve premoženja med postopkom ločitve.
Pri vsaki pogajalski skupini je treba vzpostaviti neko vrsto notranje strukture, če želi ekipa uspešno delovati. En posameznik bi moral služiti kot moderator in tako zagotoviti, da ekipa ostane na cilju, ko gre za upoštevanje vseh dejavnikov, pomembnih za pogajanja. Nekdo v ekipi mora izpolniti vlogo govorca ali voditelja, ki nasprotni strani artikulira trenutni položaj ekipe. Ustrezna pogajalska skupina potrebuje tudi nekoga, ki bo nadzoroval kakršno koli vrsto raziskav in pripravo dokumentov, ki so potrebni za razpravo in na koncu pogajanja pripeljali do konca.
Učinkovita pogajalska skupina bo ustvarila niz ciljev, preden se bo sploh približala pogajalski mizi. Ti cilji bi morali biti dovolj specifični, da se ekipa osredotoča na nalogo, vendar dovolj prilagodljivi, da se lahko prilagodijo, če opozicija predloži dokaze, ki spremenijo predpostavke, na katerih temeljijo ti cilji. Jasna vizija o tem, kaj naj bi pogajanja dosegla, pomaga preprečiti, da bi proces zašel v stranska vprašanja, ki jih je bolje rešiti v drugačnem okolju.
Ključna je tudi dinamika med člani ekipe. V idealnem primeru bi moral vsak član ekipe podpirati navedene cilje in prispevati k prizadevanjem za dosego teh ciljev. Hkrati mora biti vsak član ekipe dobro seznanjen s stališčem druge strani vprašanja in vsaj delno razumeti, kaj želi s pogajanji doseči.
Biti del pogajalske skupine ni lahka naloga. Nič nenavadnega ni, da se člani ekipe med pogajanji ne strinjajo glede različnih točk. To lahko povzroči napetost in prepreči, da bi pogajanja potekala s produktivnim tempom. Poleg tega je veliko bolj verjetno, da bodo ekipe, ki niso dobro organizirane, nekoliko kaotične in manj kot kompetentne pri komunikaciji z opozicijo. Zaradi tega morajo biti vsi posamezniki, izbrani za pogajalsko skupino, sposobni delati z ljudmi, ki so sposobni ostati mirni, poskušati razumeti različna stališča in biti pripravljeni sodelovati z drugimi na način, ki ohranja nalogo skupine.