Podpora pred pisarno vključuje vrsto delovnih nalog, ki so potrebne za nemoteno tekoče poslovanje podjetja. Te naloge pogosto vključujejo telefonske klice strank na ustrezne oddelke, odgovarjanje na vprašanja strank, vlaganje dokumentov, vnašanje podatkov v ustrezne računalniške programe in obdelavo finančnih transakcij. Različne vrste podpornih delovnih mest v recepciji so prilagojene različnim podjetjem in organizacijam. Medicinska, pravna, izobraževalna in predstavniška pisarna za mala podjetja ima vsaka edinstvene odgovornosti, čeprav je splošni namen recepcije predstaviti profesionalno in učinkovito podobo organizacije javnosti.
Različna delovna mesta v recepciji vključujejo službe uslužbencev, receptorjev in administrativnih pomočnikov. Ta delovna mesta običajno prinašajo različne stopnje odgovornosti, odvisno od izkušenj in izobrazbe zaposlenih, povezane naloge pa se lahko včasih prekrivajo za osebje v pisarni v majhnih organizacijah. Uslužbenci datotek so pogosto odgovorni za vodenje organizirane evidence natisnjenih dokumentov in vnašanje trenutnih podatkov o strankah v računalniško bazo podatkov ali programe za preglednice. Receptorji predvsem pozdravljajo stranke, ki vstopajo v recepcijo in odgovarjajo na dohodne telefonske klice, običajno pa klice prenašajo tudi na druge oddelke preko večlinijskega telefonskega sistema. Administrativni pomočniki lahko opravljajo te naloge vlaganja in storitve za stranke poleg urejanja dnevnih urnikov svojega delodajalca in obdelave različnih dokumentov.
Odvisno od velikosti in virov določenega podjetja je lahko podporno osebje v pisarni odgovorno tudi za nekatere vrste finančnih transakcij strank. Lahko obdelujejo plačila s kreditno kartico za izdelke ali storitve in strankam izdajo potrdila o teh plačilih. Nekatere organizacije, ki obdelajo plačilne liste oddajajo zunanje izvajalce, lahko zahtevajo, da eden od podpornih delavcev v pisarni prevzame končne čeke pri podjetju za obračun plač. Ta uslužbenec je včasih odgovoren za pravočasno razdelitev čekov preostalemu uradu.
Ker je sistem podpore pred pisarno pomemben del vsake organizacije, mnoga podjetja v rednih časovnih presledkih izvajajo analizo front office. Ta vrsta študije nadzora kakovosti preučuje učinkovitost, organiziranost in strokovnost osebja v predstavništvi ter oblikuje načine za potrebne izboljšave. Rezultati analize front office včasih predstavljajo osnovo za odločitve o napredovanju in dvigu plač za zaposlene v front office. Podporno osebje na recepciji, ki prejme pozitivne ocene iz analize, je običajno tisto, ki je sposobno dobro komunicirati s strankami, delati skupaj kot ekipa in opravljati svoje naloge z malo napakami, če sploh.
SmartAsset.