Računalniška baza podatkov je digitalni datotečni sistem, ki hrani kritične informacije za podjetje. Podatkovni slovar je podroben podatkovni zemljevid vsakega elementa in datotečne tabele v bazi podatkov. Ta zemljevid velja za katalog podatkov, ki vključuje vsako ime tabele, ime polja, vrsto polja in splošen opis vseh elementov v bazi podatkov.
Slovar podatkov je eden najbolj kritičnih dokumentov za računalniško aplikacijo. Zagotavlja splošen opis vsebine podatkov v bazi podatkov. Opredeljuje tudi pravila formata, omejitve in pravila za celovitost podatkov. Brez tega slovarja bi lahko prihodnje spreminjanje aplikacije postalo nemogoče.
Številne starejše programske aplikacije imajo arhaično zasnovo baze podatkov. To je posledica fizičnih omejitev baz podatkov, zasnovanih pred mnogimi desetletji. Zaradi omejitev velikosti imena polja so številna imena skrajšana in niso zelo intuitivna. Podatkovni slovar je nujen za upravljanje starih baz podatkov.
Na žalost ni formalnega postopka revizije za oblikovanje baze podatkov. Običajno je odgovornost razvojne skupine za izvajanje najboljših praks pri ustvarjanju baze podatkov. Mnogi razvijalci začetniki lahko definirajo imena stolpcev s splošnimi opisi. Ta splošna konvencija o poimenovanju je izjemno neintuitivna in slaba praksa, kar lahko vodi do neobvladljive baze podatkov.
Slovar podatkov lahko pomaga pri neintuitivni zasnovi baze podatkov. Ta slovar bo podrobno opredelil vsako ime polja in metapodatke z opisom, kako se podatki uporabljajo. S tem slovarjem lahko bodoči razvijalci ugotovijo, kako najbolje spremeniti sistem za prihodnje izboljšave.
Baza podatkov je sestavljena iz tabel in imen polj. Tabela je datoteka, ki vsebuje informacije o določeni vrsti podatkov. Primer mize je lahko miza za osebe. Tabela oseb bi imela imena polj, ki vključujejo ime, priimek in srednje ime. Slovar podatkov je dokument, ki definira podrobnosti o vsakem polju znotraj tabel baze podatkov.
Slovar podatkov je podoben kataloškemu sistemu v knjižnici. Vsaka tabela je dokument kot posebna enota s podrobno definicijo imen polj znotraj tabele. Definicija mora vključevati velikost, vrsto in pričakovane vrednosti polj. Prav tako mora definirati vse odnose, ki jih ima tabela lahko z drugimi podatkovnimi elementi v bazi podatkov.
Obvezno polje je podatkovni element, ki mora biti vedno izpolnjen, preden bo aplikacija omogočila shranjevanje podatkov v datotečni sistem. Vsi podatkovni elementi se ne štejejo za obvezna polja. Podatkovni slovar mora tudi dokumentirati, katera polja so obvezna. To pomaga prihodnji razvojni skupini razumeti pravila, vključena v bazo podatkov.