Učinkovitost podatkov je proces, ki olajša uporabo, upravljanje in dostop do podatkov. Običajno je to skrb večjih podjetij, katerih obsežna omrežja in zapisi lahko zlahka upodabljajo proces iskanja in uporabe določenega podatka kot iskanje igle v senu. Čeprav je učinkovitost podatkov v veliki meri skrb za konfiguracijo in nastavitev – z drugimi besedami, razporeditev podatkov na tak način, da jih je lažje locirati in pridobiti – ima tudi pomembno strojno komponento. Zastarela in neučinkovita strojna oprema lahko naredi postopek črpanja podatkov s trdega diska ali omrežja veliko bolj okoren, kot bi bilo treba. Zaradi tega je učinkovitost podatkov kompromis; zahteva pravo ravnovesje med stroški in učinkovitostjo.
Lokacija, kjer so shranjeni podatki, je v veliki meri povezana z njihovo splošno učinkovitostjo. Čeprav so trdi diski SSD pogosto najbolj odzivna mesta za shranjevanje podatkov, ker lahko ustvarijo in odprejo zahtevane datoteke hitreje kot večina drugih medijev za shranjevanje, je njihova cena na gigabajt prostora za shranjevanje razmeroma visoka. Starejši pomnilniški mediji, kot so tračni pogoni za varnostno kopiranje, so precej poceni na gigabajt pomnilnika, vendar je kompromis v tem, da je njihova hitrost dostopa dokaj počasna. Ta kompromis med stroški in koristmi je bistvo ustvarjanja učinkovitih sistemov za shranjevanje.
Cilj učinkovitosti podatkov je olajšati dostop do najpogosteje uporabljenih podatkov v omrežju, tako da jih postavite na drage in zmogljive naprave za shranjevanje, medtem ko starejše arhivske podatke prenaša na počasnejše in cenejše alternative. S tem imajo posamezniki, ki delajo v omrežju, hitrejši dostop do pomembnih podatkov, ne da bi pri tem ogrozili vire in proračun organizacije. Druge tehnike, ki prispevajo k učinkovitejšemu shranjevanju podatkov, vključujejo stiskanje podatkov, ki je proces krčenja datotek na njihovo najmanjšo možno velikost, in deduplikacijo, ki uporablja programske algoritme za odpravo podvojenih datotek iz omrežja.
Stiskanje in odpravljanje podvajanja lahko sprostita dragocen prostor na disku v omrežju, kar dodatno poveča učinkovitost. Tako kot ljudje imajo tudi računalniki veliko lažje dokončanje iskanja, ko je število iskanih datotek relativno majhno in je povprečna velikost datotek ustrezno skromna. Z rednim izločanjem nepotrebnih datotek in odpravljanjem odvečnega prostora znotraj samih datotek se še poveča podatkovna učinkovitost omrežja.