Plačilni registri so papirni ali elektronski dokumenti, ki beležijo vse odbitke, povezane z določenim plačilnim obdobjem. Podrobnosti, ki so vključene v register za plačilne liste, omogočajo potrditev, kako se izračunajo bruto plače in plače, vrste odtegljajev, ki se izvajajo za vsakega zaposlenega na plačilni listi, in višino posameznega odbitka. Register plač je običajno strukturiran v obliki več stolpcev, kar omogoča enostavno razumevanje podatkov brez večjih težav.
V plačilnem registru so evidentirani morebitni davčni odtegljaji, ki so narejeni od bruto plače. V večini držav bo register vključeval znesek zveznih davkov, ki so zadržani od plačila za to obdobje. V primeru, da se izvedejo drugi zvezni odbitki, na primer za nacionalni zdravstveni sistem ali nekatere vrste pokojninskega programa, ki ga sponzorira vlada, so te številke navedene tudi kot vrstične postavke. Ko te jurisdikcije odmerijo tudi državne ali lokalne davke, delodajalci običajno zadržijo te zneske v imenu zaposlenega in te številke navedejo tudi v računovodskem registru plač.
V plačilnem registru bodo poleg davkov navedeni tudi vsi drugi ustrezni odbitki. Na primer, če je zaposleni iz kakršnega koli razloga pod zaporom, je ta znesek naveden kot odbitek od bruto plače. V primerih, ko zaposleni uporabi neposreden depozit, da naloži del svojega zaslužka na varčevalni račun, se ta podrobnost pojavi tudi. Če je delavec prejel akontacijo plače ali plače, se vsako izplačilo tega predujma prikaže kot odbitek v evidenci.
Na plačilni listi bodo prikazane tudi vrstične postavke, kot so odbitki za različne ugodnosti, ki jih ponuja delodajalec. Na primer, če delodajalec zagotavlja zdravstveno zavarovanje, pri katerem delavec plača odstotek premije, se odbitek za ta odstotek evidentira na obrazcu plačilne liste. Na podoben način, če zaposleni plačuje prispevke za katero koli vrsto pokojninskega programa, ki ga ponuja delodajalec, bodo ti odbitki prikazani tudi kot vrstične postavke v dokumentu.
Danes je računovodska programska oprema, ki se uporablja za obdelavo plačilnih listov, običajno sposobna ustvariti register plač, ko je plačilna lista končana za želeno obdobje. Poleg tega programska oprema omogoča ustvarjanje registrskega poročila za katero koli želeno obdobje. To pomeni, da lahko poročilo zajema eno samo plačilno obdobje ali pa z enako lahkoto zbere podatke, pomembne za celoten mesec, četrtletje, polletno ali letno obdobje. Možnost enostavnega ustvarjanja registra za kakršno koli trajanje je lahko še posebej koristna med revizijami, pa tudi, ko želijo uradniki v daljšem časovnem obdobju natančno preučiti stroške, povezane s plačami, plačami in ugodnostmi.
SmartAsset.