Knjiga plač je način beleženja podatkov o plačilu za vsakega zaposlenega ali izvajalca, ki prejme sredstva od oddelka za plače podjetja. Čeprav so bile knjige plačilne liste nekoč preproste papirnate knjige z različnimi stolpci za beleženje informacij, večina podjetij zdaj hrani svoje plačilne knjige v računalnikih z uporabo preglednic ali bolj zapletenih programov za obračun plač, če je potrebno. Prednost uporabe plačilne knjige je, da delodajalcu ali uslužbencu na plačilni listi omogoča, da na prvi pogled vidi znesek denarja, ki je bil izplačan in kateremu zaposlenemu, in običajno služi kot rezervna dokumentacija za davčne namene.
Večina večjih podjetij bo imela namenski oddelek za plače, katerega naloga je vzdrževati knjigo plačilnih listov in skrbeti, da so vsa plačila točna in opravljena pravočasno. Manjša podjetja ali posamezniki, ki morajo plačevati zaposlene, bodo verjetno morali sami vzdrževati plačilne knjige. Res ni pomembno, ali je to narejeno na računalniku ali na papirni knjigi; nekaterim ljudem je ena metoda bolj udobna in odporna na napake kot druga, ali pa so se naučili ene metode in so zadržani pri poskusu druge. V večini primerov ni treba posebej zakomplicirati plačilne knjige.
Koristno je za nekoga, ki mora uporabiti knjigo plačilnih listov, da vnaprej določi, koliko stolpcev bo potrebnih. Za osnovno knjigo plač večina ljudi začne z enim stolpcem za ime zaposlenega; drug stolpec za naziv in status njegovega delovnega mesta, na primer za polni ali krajši delovni čas; in tretji stolpec za plačilno obdobje ali število ur v plačilnem obdobju. Naslednji stolpec mora vsebovati bruto znesek plače, ki je znesek pred davki. Naslednja dva stolpca običajno vključujeta odbitke, na primer dohodnino ali druge odbitke, na primer tiste, ki se vzamejo za dajatve. Zadnji stolpec lahko nato vključuje neto znesek končne plače – tisto, kar zaposleni dejansko odnese domov.
Po potrebi je mogoče dodati druge stolpce, vendar so to najbolj tipični vključki v knjigi plač. Vsak od stolpcev lahko nato uravnotežite tako, da jih dodate čez in navzdol, nato pa poskrbite, da se vse številke ujemajo. Podjetja običajno uravnotežijo svoje knjige na tedenski ali mesečni ravni, odvisno od števila zaposlenih v podjetju in kompleksnosti plačilnih knjig. Ko pride čas za davek, so lahko zelo koristni za prijavo davkov ali za posredovanje informacij računovodji ali davčnemu pripravljavcu.