Pri sklicevanju na plačilno bilanco za določeno državo dejansko obstajajo trije nekoliko različni scenariji, ki se lahko obravnavajo. Medtem ko so vse tri uporabe tega izraza povezane s finančnimi transakcijami, je lahko obseg vrste transakcij v nekaterih aplikacijah ozek, v drugih pa precej širok. Tu so primeri treh običajnih načinov, s katerimi se identificira plačilna bilanca države.
Eno skupno sklicevanje na plačilno bilanco je povezano s finančnimi transakcijami, ki se zgodijo v določenem časovnem obdobju za državo. Če se uporablja na ta način, se stanje na računih nanaša samo na transakcije, ki so razvrščene kot transakcije na tekočem računu. V osnovi to pomeni nakup in prodajo blaga in storitev ter načrtovana plačila neporavnanih dolgov.
Druga uporaba tega izraza se lahko nanaša ne le na finančne transakcije, opravljene v danem obdobju, temveč na nekatere dolgoročne pretoke kapitala, ki imajo določeno aktivnost v tem obdobju. To lahko vključuje posojila, odobrena drugim državam, pa tudi kakršna koli druga posojila blaga in storitev prek neke vrste ekonomske izmenjave. Ta posebna aplikacija je zagotovo bolj obsežna, saj vključuje skoraj vse transakcije, ki jih opravi država, s poudarkom na zgodovini plačil in oceni katere koli menjave valut, ki je lahko pomembna za izračun celotne vrednosti transakcij.
Tretja pogosta uporaba koncepta plačilne bilance upošteva vse dejavnike, ki niso bili vključeni v noben od drugih dveh scenarijev. S to uporabo bilance izkazov so vrstične postavke, kot so razmerje med tujo in domačo valuto, trgovinska bilanca, kapitalski računi in nevidna stanja, del izkaza. Daleč je ta tretji koncept plačilne bilance najbolj celovit in je tudi najbolj koristen, če želimo dobiti široko razumevanje finančnega stanja določene države.
Kot večina vrst računovodskih izkazov je lahko plačilna bilanca zelo koristna pri zagotavljanju, da je država fiskalno trdna, sposobna etično sodelovati z drugimi državami in sposobna skrbeti za državljane, ki prebivajo ob mejah države. . Z vključitvijo transakcij, ki vključujejo državljane države, podjetja in vladne agencije v državi, je lahko plačilna bilanca natančen in informativen dokument.