Pismo o ponudbi služi kot oblika komunikacije med podjetjem in neodvisnim izvajalcem, prodajalcem ali samostojnim delavcem. V pismu so navedeni izdelki ali storitve, ki jih izvajalec ali samostojni podjetnik lahko zagotovi, in kakšni bodo stroški teh storitev ali izdelkov. Pisma o ponudbi pogosto vključujejo tudi določen datum ali časovni okvir za dokončanje.
Ko podjetje želi, da tretja oseba opravi določene naloge ali zagotovi določene izdelke, bo na splošno najprej jasno opredelila potrebne storitve ali izdelke. Nato bo podjetje poslalo zahtevo za predloge. Zainteresirani izvajalci ali samostojni delavci bodo nato pripravili ponudbeno pismo kot odgovor na zahtevo za predlog.
Pri sestavljanju ponudbenih pisem je ključnega pomena razumevanje vseh zahtev podjetja. Predlog, prilagojen posebni zahtevi, običajno pomaga povečati možnosti za uspešno ponudbo. Ponudnik bi moral biti sposoben obravnavati vse vidike oddaje in, če v zahtevi za predlog ni bil določen rok, bi moral imeti možnost določiti realen datum dostave.
Trženje je ključni del ponudbenega pisma, ki ga včasih imenujemo tudi ponudba. V idealnem primeru bi moral biti avtor pisma o ponudbi seznanjen s tržnimi cenami za zahtevani izdelek ali storitev. To ni pomembno le zato, ker je verjetno zavrnitev previsokih ponudb, ampak tudi zato, ker bo prenizka ponudba povzročila manjšo donosnost naložbe.
Preprosto iskanje po internetu bo ustvarilo veliko vzorcev pisem ponudb. Dejansko nekatera spletna mesta ponujajo predloge ponudb. Predloge so splošne, vendar jih je mogoče hitro prilagoditi tako, da ustrezajo vsaki zahtevi za predlog. Ta spletna mesta lahko vključujejo tudi profesionalne programske rešitve za pisanje, ki lahko pomagajo pri pripravi osnutka in morebitni nadaljnji komunikaciji, povezani s postopkom oddaje ponudb.
Seveda popolno sestavljeno ponudbeno pismo ne zagotavlja sprejetja. Če si vzamete čas za raziskovanje, kako napisati ponudbeno pismo, lahko govorite o strokovnosti in delovni etiki osebe, vendar je na koncu denar pogosto glavni dejavnik. Zmanjševanje stroškov je običajno veliko močnejša motivacijska sila za podjetje kot ponudnikov slog pisanja. Odlično ponudbeno pismo z razumnim rokom dostave in razumnimi stroški pa bi moralo povečati ponudnikove možnosti za izpeljavo projekta.
Če je predlog zavrnjen, podjetje za najem običajno pošlje odgovor nazaj, v katerem navede, zakaj je bila ponudba zavrnjena. Morda bi to delo opravil drug prodajalec za manj. Morda bi uspešen ponudnik dostavil prej. Kakor koli že, ni nujno, da je zavrnitev konec vrstice. Če je bila ponudba dovolj privlačna, je lahko ponudnik prvi v mislih, ko bo podjetje naslednjič potrebovalo podoben izdelek ali storitev.
SmartAsset.