Pismo o zaupnosti je dokument, ki ga lahko podjetje ali posameznik uporabi, da izrazi potrebo po zaupnosti v določeni situaciji in zahteva soglasje druge stranke pri ohranjanju zaupnosti določenih zadev. Na primer, podjetje, ki najame zaposlenega, lahko zahteva, da zaposleni ohrani zaupnost določenih zadev podjetja in informacij. Pravzaprav je podpis tovrstnega pisma v nekaterih primerih lahko pogoj za zaposlitev. Če posameznik podpiše pismo o zaupnosti in nato prekine pogodbo o zaupnosti, ga lahko oškodovanec odpusti, prekine pogodbo ali ga celo toži na sodišču.
V mnogih primerih je pismo o zaupnosti napisano v obliki poslovnega pisma. To pomeni, da običajno vključuje ime in naslov osebe, ki pošilja pismo, ter ime in naslov prejemnika. Običajno je datiran in običajno ima tudi razdelek za podpis prejemnika.
Običajno pismo o zaupnosti zagotavlja informacije o razlogu, zakaj je prejemnik prejel pismo. Na primer, če je prejemnik pisma nov zaposleni v podjetju, ki ga je poslalo, lahko pismo čestita zaposlenemu za vstop v podjetje. Vključuje lahko tudi datum, na katerega je predviden začetek zaposlitve novega zaposlenega. V pismu je lahko nato naveden njegov namen, ki je določiti pogoje zaupnosti, ki veljajo v posameznem primeru.
Pogoji in določila pisma o zaupnosti običajno vključujejo podrobne informacije o zadevah in vrstah informacij, za katere pošiljatelj pričakuje, da jih bo prejemnik ohranil zaupno. Običajno ta pisma vključujejo razdelek, ki navaja, da prejemnik potrjuje, da mu pošiljatelj lahko razkrije zaupne podatke. Lahko tudi navaja, da prejemnik razume, da lahko razkritje zaupnih informacij na nek način škodi pošiljatelju. Ta pisma pogosto navajajo, da mora prejemnik od pošiljatelja pridobiti pisno soglasje, preden lahko prekrši pogoje pogodbe o zaupnosti.
Čeprav je podpis pogodbe o zaupnosti lahko pogoj za zaposlitev ali poslovanje z določenim podjetjem ali posameznikom, je lahko posamezniku dobro, da se izogne hitenju s podpisom. Namesto tega lahko oseba zaščiti svoje interese tako, da od odvetnika zahteva, da sporazum pregleda, preden podpiše. S tem se lahko prejemnik prepriča, da so pogoji pogodbe pošteni in zakoniti. Poleg tega lahko odvetnik razloži pravni žargon, ki ga lahko prejemnik sam težko razume.