Pismo o odpovedi pogodbe je dokument, ki izrecno določa pogoje, pod katerimi oseba predlaga prekinitev obstoječega poslovnega razmerja. Pogoje za prekinitev običajno odobrita obe stranki, ko prvič skleneta poslovno razmerje, ki ga ustvarita, in so zapisane v poslovni pogodbi, tako da, ko pride čas za prekinitev razmerja, ni presenečenj. Poslovni odnosi, ki jih zajema pismo o odpovedi pogodbe, lahko vključujejo, vendar niso omejeni na, prodajalce, neodvisne izvajalce, najemodajalce, gradbena podjetja ali zaposlene. Pisma o odpovedi pogodbe napiše katera koli stranka v trenutku, ko ena ali druga meni, da je potrebno razdreti pogodbo.
Ko se poslovno razmerje začne, je treba v klavzule o odpovedi pogodbe vključiti več stvari, vključno z imeni strank, ki imajo pooblastilo za prekinitev razmerja, vsemi pogoji, pod katerimi se pogodba lahko prekine. , in kakšne ukrepe mora sprejeti katera koli stran, da prekine sporazum. Druge postavke vključujejo vse časovne intervale, ki jih katera koli stranka zahteva od obvestila o nameri odpovedi do začetka veljavnosti odpovedi, in vse komunikacijske kanale med strankama, ki se lahko uporabljajo po uveljavitvi odpovedi. Ti elementi služijo za zaščito obeh strank, če je denar dolg eni ali če je potrebno vnaprejšnje obvestilo, tako da nobena od strank ne ostane brez načina za nemoten prehod po prekinitvi pogodbe.
Na primer, klavzula o odpovedi pogodbe je lahko vključena kot del najemne pogodbe, ki izrecno navaja, zakaj lahko najemodajalec izseli najemnika, na primer prekomerno vznemirjanje sosedov, poškodovanje nepremičnine ali opravljanje nezakonitih poslov v prostorih. Ista klavzula lahko vključuje tudi določbe, po katerih ima najemnik pravico odpovedati pogodbo s 30-dnevnim odpovednim rokom, če najemodajalec zahtev za popravilo ne naslovi v določenem roku od dneva prejema. Na ta način klavzula služi interesom obeh strank. V tem primeru bi najemnikovo pismo o odpovedi pogodbe navedlo dejstva in datume njegovih razlogov za izpraznitev ter datum začetka veljavnosti prostega mesta, medtem ko bi najemodajalčev dopis navajal kršitve najemnih pogojev in datum začetka veljavnosti deložacije.
Drug pomemben vidik pisma o odpovedi pogodbe je, da obema strankama zagotavlja nevtralen osrednji mehanizem za komunikacijo, ko obstajajo spori in pritožbe, ki so podlaga za odločitev o odpovedi. V nekaterih primerih lahko pride do nesoglasij ali posledic odpovedi, zaradi katerih se ena ali druga stranka zateče k sodnemu postopku, da jih reši. V pismu o odpovedi pogodbe je jasno in nedvoumno razloženo, zakaj in kdaj je treba razmerje prekiniti, obema strankama pa daje možnost, da pojasnita svoja stališča glede nujnosti odpovedi, preden se odločita, da se obrneta na sodišče.