Pisanje ponudb je nujen del preživetja in obstoja mnogih podjetij. Podjetja morajo zmagati na ponudbah, da ostanejo v poslu, ponudbe pa se pripravijo s pisanjem ponudb. Viri financiranja, iz katerih se prijavljajo ponudbe, so omejeni, zato je dobra pisna ponudba nujna. Zagotavljanje teh sredstev za korporacijo je tudi težak, konkurenčen proces, saj vsa podjetja občasno potrebujejo denar.
Pisanje ponudb je veščina, ki jo je mogoče izpopolniti in okrepiti s časom in prakso. Nekatera podjetja imajo v podjetju svoje pisce ponudb, druga pa uporabljajo storitve, ki pišejo ponudbe, zahteve za predloge in predloge ponudb. Zahteva za predlog (RFP) je dokument, ki je del postopka zbiranja ponudb, ki se uporablja za oddajo predloga za določeno storitev. Predloga zahteve za predlog je običajno podobna predlogi ponudbe ali splošni predlogi predloga. Ti so sestavljeni iz osnovnih formatov, ki jih lahko avtor ponudb uporabi kot izhodišče in od tam prilagodi slog pisanja in jezik podjetju, ki ga zastopa.
Ker je treba pisanje ponudb običajno opraviti v kratkem roku, da se zagotovi potrebna sredstva, se podjetja pogosto obrnejo na storitve pisanja, da zanje napišejo ponudbe. Te storitve bodo pogosto vključevale svetovanje pri ponudbah, predkvalifikacijski vprašalnik, RFP, oddajo povabila k razpisu (ITT), lektoriranje, urejanje, raziskovanje, pripravo vseh dokumentov in predstavitveno usposabljanje. Včasih mora podjetje predložiti svojo ponudbo, preden skupina zagotovi financiranje. Organizacija, ki skrbi za pisanje ponudb, je pogosto pripravljena zagotoviti usposabljanje za podjetje o najboljših taktikah in strategijah, ki jih lahko uporabi pri predstavitvi ponudbe.
Preden lahko pride do pisanja ponudb, mora podjetje zbrati vse svoje finančne evidence in podatke, vključno z davčnimi izkazi in podatki o plačilu. Pridobiti je treba tudi obrazec ponudbe in list s predlogom ponudbe, v katerem so navedena vsa pravila, ki jih je treba upoštevati v ponudbi. Oseba ali organizacija, ki piše ponudbo, mora upoštevati tudi poročila o pregledih. Pogosto ponudbe niti ne bodo upoštevane, razen če ponudba vsebuje ustrezno poročilo o pregledu stavbe ali pisarne, iz katere je ponudba oddana.
Vsi pogoji ponudbe morajo biti izrecno navedeni v dokumentu, saj ustna korespondenca ni vedno spoštovana. Najboljši nasvet za pisanje ponudb je, da za to poskrbite zgodaj. Ne čakajte, da se približa rok, ker bo ponudba hitela in bodo ocenjevalci opazili. Ponudbe morajo biti dobro načrtovane; to je pogosto najbolje doseči z uporabo orisa pred pisanjem. Poskrbite, da bo pisanje prepričljivo in privlačno, saj najuspešnejše ponudbe takoj pritegnejo pozornost bralcev.
SmartAsset.