Nekateri obtožujejo pomanjkanje osnovnega telefonskega bontona tako v osebnih kot v poklicnih klicih. Telefonski bonton omogoča ljudem, da v družbi delujejo vljudno skupaj, pri čemer odpravljajo frustracije in komunikacijske napake. Vendar pa telefonski bonton najbolje deluje, če vsi poznajo pravila.
Začnite zgodaj učiti otroke telefonskega bontona. Otroku ne dovolite, da dvigne telefon, razen če ne ve, kaj naj reče. Nihče si ne želi frustrirajočega pogovora s komaj obveščenim enoletnikom. Namesto tega naučite otroke, stare od tri do pet let, odvisno od njihove govorne sposobnosti, da se naučijo vljudno odgovoriti na telefon.
Odgovarjanje na telefon se začne s preprostim »Pozdravljeni«. Za otroke osnovni telefonski bonton vključuje vljudno vprašanje, kdo je sogovornik. Oseba na drugi strani linije bi se morala identificirati, vendar pogosto ni tako. Otroku naročite, naj posluša uvod, preden ga prosi.
Vzorec začetnega telefonskega bontona, odobrenega klica, je naslednji:
“Zdravo?”
“Živjo, lahko govorim s tvojo mamo?”
“Lahko vprašam, kdo kliče?”
“To je Bob Shipley iz Auto Store.”
»Ali lahko prosim počakaš za trenutek?
Na tej točki bi moral biti otrok sposoben staršu povedati, kdo kliče, in ne vpiti čim glasneje: “Hej, mama, Bob Shipley je na telefonu!” Če je starš iz nekega razloga zaseden, menja plenico ali je v kopalnici, naj se otrok vrne k sogovorniku in navede, da zahtevana oseba ni dosegljiva. Na tej točki naj otrok prevzame številko ali sporočilo. Otrok ne sme razkriti dejanj zahtevane osebe, na primer »V kopalnici je«. Povedati naj le, da starš ne more priti do telefona in bo kmalu poklical nazaj.
Učenje tega osnovnega telefonskega bontona majhnih otrok lahko povzroči vseživljenjske navade do kličočih. Naslednje pravilo telefonskega bontona je pravočasno opravljanje povratnih klicev. Če je otrok jamčil, da bo starš hitro poklical nazaj, bi moral starš narediti prav to, razen če pride v nujnih primerih.
Za klicatelja je ključna identifikacija. Pozdravu »klicanega« je treba slediti z »Živjo, to je tako in tako. Ali lahko govorim z gospo Jones?« Kjer je mogoče, je treba vnaprej predstaviti dovolj informacij o svojem podjetju. Zdravstvene pisarne in izdajatelji kreditnih kartic so izjema zaradi zakonov o zaupnosti. V tem primeru lahko tisti, ki kličejo, navedejo le svoje ime in številko.
Telefonski bonton zahteva, da sta tako klicatelj kot prejemnik pripravljena zapisati informacije, ko je to potrebno. Preden pokličete ali sprejmete klic, se prepričajte, da imate delujoč pisalni pripomoček, vse informacije, ki jih boste morda morali dati, in nekaj, o čemer boste pisali.
Zaradi osebe na drugi liniji naj bodo telefonski klici kratki, a prijazni. Ko je posel opravljen, končajte s preprosto zahvalo, bodisi za uporabo podjetja bodisi za posredovanje potrebnih informacij. Za spodbujanje dobrega telefonskega bontona je treba zahvalo povrniti. Prav tako bodite pozorni na različne časovne pasove. Ciljajte na telefoniranje čez dan. Izogibajte se klicem pred 9 in po 9.
Osnovni telefonski bonton zahteva tudi vljudnost do odvetnikov. Ni treba poslušati celotne prodajne predstavitve. Lahko se pozanimamo o imenu in podjetju odvetnika, ki običajno dela po scenariju, in nato izrazimo nezainteresiranost za posel ali izdelke. Lahko se tudi navede, da ne opravlja poslov po telefonu. Prav tako lahko zahtevate, da se svoje ime v prihodnosti uvrsti na seznam neklica.
Preverjanje klicev z ID-jem klicatelja je sprejemljivo, če nimate niti časa niti nagnjenja za pogovor s kličočim. Za vračanje telefonskih klicev neželenih odvetnikov tega tudi ne zahteva osnovni telefonski bonton. Če pa nekdo pregleduje klice družine, prijateljev ali poslovnih sodelavcev, se mora potruditi, da se klici vrnejo pravočasno.