Obstajata dve pogosti uporabi izraza osebni portal. Ena je prilagojena spletna stran, kjer ima uporabnik dostop do osebnih podatkov in se lahko razveja. Ta uporaba je zelo podobna domači-na-spletu; uporabnik ima osebni del interneta, ki je prilagojen samo njemu. Druga uporaba se nanaša na strojno opremo, ki uporabniku domačega omrežja omogoča dostop do interneta. V tem primeru je osebni portal v bistvu vrata; na eni strani je uporabnik in njegovo omrežje, na drugi strani pa internet.
Uporaba osebnega portala kot strojnega izraza je prerasla iz tehničnega pomena. V zgodnjih dneh množične uporabe interneta je bilo v svet netehničnih uporabnikov veliko tehničnih izrazov. V tem času so mnoga velika podjetja že vrsto let uporabljala notranja omrežja in so imela množico izrazov, ki so se nanašali na njihove sisteme.
Izrazi, kot so prehod in portal, so se pogosto uporabljali za opis notranjih omrežnih funkcij. Ko so se ti izrazi filtrirali v širšo javnost, je njihova uporaba postala bolj specifična za njihovo netehnično obliko. Na primer, ker je portal druga beseda za vrata, je začel dobivati mero tega pomena. Za povprečnega uporabnika računalnika je bil koncept ‘koraka’ iz sistema osebnega doma na široko odprt internet zelo smiseln.
Programska oblika osebnega portala je verjetno bolj pravilna. V tem primeru posamezno podjetje ne zagotavlja le dostopa do interneta kot celote, temveč omogoča tudi dostop do drugih funkcij. V prvih dneh množične uporabe interneta so bila podjetja, kot sta America Online® in CompuServe®, glavni akterji v sistemu osebnih portalov. Uporabnikom so omogočili dostop do spleta z uporabo lastniške programske opreme podjetja. Uporabnik je imel individualno mesto, kamor se je prijavil, kar mu je omogočilo dostop do svojih osebnih podatkov, skoraj kot drugo namizje računalnika.
Od začetka 2000-ih je ta znamka osebnega portala manj družbeno pomembna. Poceni, hitri internet in spremembe v industriji spletnih podjetij so takšne portale naredile zastarele. Uporabniki so začeli uporabljati manj invazivne sisteme, običajno tiste, ki so delovali v celoti na spletu. Iskalniki so postali glavna oblika osebnega portala s sistemoma, kot sta iGoogle® in My Yahoo!®, ki omogočata brezplačen dostop do novic, športa in spletnega iskanja.
Ne glede na uporabljeno programsko opremo so glavni dejavniki vedno enaki. Uporabniki imajo možnost dostopa do prilagojenih informacij, običajno iz podsistemov gostiteljske spletne strani. Na primer, iGoogle® uporabnikom omogoča preprosto integracijo Gmail® in Google News® v osebne spletne strani. Čeprav lahko uporabnik pridobi dodano vrednost, če jih ima na voljo, nikoli ne zapusti glavnega Googlovega sistema, ko jih uporablja. To pomeni, da uporabniki vidijo več oglasov na strani gostitelja, kar pomeni, da gostitelj zasluži več denarja na uporabnika od oglaševalcev.