Organizacija znanja je celoten proces “organizacije” in urejanja vseh informacij in znanja, ki jih zbere podjetje ali podjetje. Na ta način lahko podjetje veliko lažje pridobi podatke in vire, kadar je to potrebno. Ta proces podjetju pomaga tudi ugotoviti, koliko znanja ima in koliko mu manjka. Koncept organizacije znanja je zato »znanje« obravnaval kot bogastvo, ki ga je treba ohranjati in povečevati v korist podjetja.
Metoda organiziranja znanja vključuje več korakov, ki se lahko zgodijo tako prekrivanje kot sočasno. Prvi korak je klasifikacija, pri kateri lahko dokumente najprej razvrstimo in združimo v skupine glede na njihove skupne dejavnike. Sledi kartiranje znanja, v katerem so identificirani vsi potencialni viri znanja – ljudje, institucije in tehnologija. To pomaga pri zagotavljanju znanja in povečanju kakovosti in količine.
Indeksiranje vsega znanja je naslednji korak k organizaciji znanja. V tej fazi se shranijo vsi zbrani podatki in dokumenti. Običajno se kategorizacija zgodi sočasno z indeksiranjem, da se identificirajo in označijo vse skupine znanja, ki so bile prvotno razvrščene. Sledenje tem korakom je morda težko izvedljivo, če jih izvajate ročno, zato podjetja običajno uporabljajo računalniško programsko opremo in aplikacije, da olajšajo opravila. Računalniški programi so tudi bolj dostopni v smislu iskanja in pridobivanja vseh vrst dokumentov in »znanja«.
Organizacija znanja se ne ukvarja le z znanjem, ki ga je mogoče vnesti v podjetje, temveč tudi z obstoječim znanjem in informacijami v samem podjetju. Primeri internega znanja so ocene zaposlenih, diagrami poteka dela in letna finančna poročila. Vsa ta znanja pomagajo podjetju ugotoviti, kje so njegove prednosti in kako zmanjšati in izboljšati svoje slabosti. Ko je prisotno vse relevantno znanje, lahko ključni uradniki vodijo sestanke in konference kot del organizacije znanja.
Ta praksa je pomembna ne le za podjetja in poslovno povezana področja, ampak je dragocena tudi v institucijah, zgodovinskih arhivih in muzejih. Celo knjižnice sledijo tradicionalnemu tipu organizacije znanja prek kataloških kartic in kazal, že dolgo pred prisotnostjo računalnikov. Predvsem muzeji potrebujejo organiziranje vsega zbranega znanja, da zagotovijo, da so vsi podatki verodostojni, verodostojni in dostopni javnosti. Celo enciklopedije in almanahi so vsakodnevni primeri, kjer je bila uporabljena organizacija znanja. Če povzamemo, vse organizacije in podjetja, ki se zanašajo na znanje, potrebujejo proces organizacije znanja, da bi vse pomembne podatke enostavno zbrali, pridobili in razumeli.
SmartAsset.