Odstopno pismo je pismo, ki izraža namero zaposlenega, da odstopi iz podjetja. Zaposleni ga dostavi nadrejenemu ali šefu in ga lahko pošlje po pošti, e-pošti, medpisniškem zapisku ali pa ga dostavi ročno. Pismo na splošno izraža podrobnosti o odstopu ter vključuje razloge za odhod in datum odstopa. Pogosto se imenuje odstopno pismo ali obvestilo o prenehanju delovnega razmerja.
Odstopno pismo, napisano kot običajno poslovno pismo, vključuje ime, poštni naslov, mesto, državo, poštno številko, telefonsko številko in e-poštni naslov. Običajno jim sledi datum, nato pa podatki osebe, ki prejme pismo, vključno z imenom, delovnim mestom, podjetjem in naslovom podjetja. Pismo se nato naslovi kot običajno poslovno pismo, običajno s Spoštovani gospod ali Spoštovana gospa. Nato se lahko začne z izjavo o namenu, kot je: »Žal vas obveščam, da s tem podajam svoj odstop.«
Telo odstopnega pisma mora vsebovati datum začetka veljavnosti odstopa. Običajno se pismo dostavi vsaj dva tedna prej, da ima delodajalec čas, da zapolni novo prosto delovno mesto, čeprav imajo nekatera podjetja drugačne politike in lahko zaposlenega takoj odpustijo. V pismu so nato podrobno prikazani razlogi za odhod. Ti razlogi se lahko gibljejo od novih priložnosti pri različnih delodajalcih; drugačna usmeritev delavca v svoji karieri; omejene možnosti; omejeno zvišanje plač; ali osebni razlogi za odstop, na primer nosečnost ali izredne razmere v družini.
Pismo mora vključevati tudi pozitivne vidike delovnega mesta, ki ga puščajo. Negativnim izjavam se je treba izogibati za vsako ceno, saj bo veliko podjetij hranilo odstopno pismo. Lahko se uporablja v kadrovski datoteki in se lahko da bodočim delodajalcem, ki stopijo v stik s prejšnjim delovnim mestom, ali za ponovno oceno za ponovno zaposlitev. Pismo naj služi zgolj kot strokovna izjava o razlogih za odhod iz podjetja in ne sme vključevati osebnih napadov. Če bi bile delovne izkušnje negativne, bi to lahko opisali, vendar na vljuden in profesionalen način.
Odstopno pismo se običajno zaključi kot običajno poslovno pismo s podpisom, podpisom in natisnjenim imenom, lahko pa vsebuje »vso srečo« ali izjavo, ki nakazuje pozitivno izkušnjo v podjetju. V odstopnem pismu lahko pustite odprta vrata za prihodnjo zaposlitev ali pa ponudite pomoč podjetju pri razgovorih ali zaposlitvi za vaše izpraznjeno delovno mesto.
SmartAsset.