Odprta omarica za datoteke nudi odprt in lahko dostopen prostor za shranjevanje datotek. Te mape se lahko hranijo vodoravno ali navpično, odvisno od njihove velikosti in narave. Takšne rešitve za arhiviranje so lahko uporabne za nastavitve, kjer ljudje potrebujejo hiter dostop do informacij ali ravnajo z datotekami z preveliko in nenavadno vsebino. Lahko jih organizirate na več načinov in mnoga podjetja izdelujejo modularne enote, ki jih je mogoče zložiti ali pritrditi skupaj, da se olajša širitev.
V tej zasnovi so datoteke odprto izpostavljene. To je lahko v nekaterih okoljih varnostna težava. Zdravstvene ordinacije na primer pogosto uporabljajo odprto omarico za shranjevanje kartoteke bolnikov, saj jih je tako enostavno povleči. Da bi zmanjšali tveganje za ogrožanje informacij, shranjenih v notranjosti, so datoteke morda v zaklenjenem pisarniškem prostoru, kamor državljani ne morejo priti. Ob straneh datotek je mogoče uporabiti kodiranje, da pacientom oteži branje zaupnih informacij, če si lahko datoteke ogledajo iz čakalnice ali drugega prostora.
Številne odprte omare za datoteke sprejmejo datoteke, shranjene navpično, z zavihki na koncu, ki vsebujejo informacije o njihovi vsebini. Nekateri imajo vrata ali drsne plošče, ki se prilegajo preko datotek, ko omara ni v uporabi za zaščito datotek, druge pa lahko ostanejo ves čas odprte. Pisarniško osebje lahko organizira datoteke na različne načine in lahko označi odprto omarico za datoteke z informacijami, ki jim pomagajo najti določene datoteke. Drsni oklepaji lahko na primer sprejmejo kartice z informacijami o različnih razdelkih, pisarniško osebje pa lahko premika drsnike, ko se zbirka datotek sčasoma spreminja.
Drugi so namenjeni ploskim shranjevanjem datotek. To je lahko koristno pri napravah, kot so tiskalniki, kjer datoteke lahko vključujejo velike plošče in negative, ki se uporabljajo pri izdelavi tiskalnih opravil. Tradicionalna zaprta omarica za datoteke morda ne bo sprejela velikih predmetov. Odprta omarica za datoteke omogoča osebju, da te podatke shrani na dostopnem območju, kjer lahko ležijo, da se zmanjša škoda. V primeru, da morajo znova natisniti opravilo, lahko hitro potegnejo ustrezne tablice in negative.
Ta pristop k arhiviranju se lahko uporablja tudi za začasno shranjevanje datotek. Odprta omarica za datoteke na vozičku, na primer, lahko sprejme datoteke, ko jih potegnete za referenco. Osebje lahko premika voziček skozi objekt, da zgrabi datoteke, ki jih potrebuje, in vrne datoteke prek istega vozička.