Proračun, opredeljen v osnovi, je strateški finančni načrt. Običajno upošteva prihodke in izdatke. Pri tem bo morda treba upoštevati številne druge dejavnike, kot sta delovna sila in razpoložljivost surovin. Proračunsko odstopanje nastane, ko obstaja razlika med načrtom in izidom.
Pri obravnavanju variacije proračuna je lahko zelo pomembno razlikovati med stvarmi, ki vplivajo na proračun, ki jih je mogoče nadzorovati, in tistimi, ki jih ne moremo. Obstaja več razlogov, zakaj lahko pride do odstopanja proračuna. Eden od razlogov je, da je bil proračun slabo načrtovan. To je primer faktorja, ki ga je mogoče nadzorovati.
Nekatere vzroke za odstopanje proračuna je mogoče nadzorovati. Stroški dela so še en primer. Podjetje lahko nadzoruje svojo porabo na tem področju s sprejemanjem odločitev, kot je prepoved nadur in oddajanje projektov v zunanje izvajanje, ki bi sicer zahtevali visoko plačane člane osebja.
Nekateri vzroki za odstopanje proračuna so neobvladljivi. Dejavniki v tej kategoriji so običajno zunanji. To pomeni, da te dejavnike določajo subjekti zunaj podjetja, ki je pripravilo proračun. Zvišanje cen komunalnih storitev je lahko primer neobvladljivega dejavnika. Če naravna nesreča povzroči pomanjkanje nekaterih surovin, je to tudi neobvladljiv dejavnik.
Ko upoštevamo odstopanje proračuna, ne bi smela samodejno domnevati, da se nanaša na izgube. Odmik proračuna je lahko pozitiven ali negativen. Kadar je pozitiven, ga običajno imenujemo ugodno odstopanje. Če je negativna, se šteje za neugodno odstopanje.
Obstaja več kategorij proračunskih odstopanj. Varianca dobička je ena najpogostejših. To se nanaša na vrzel med pričakovanimi dobički in dobički, ki so bili dejansko zasluženi, ne glede na to, ali so višji ali nižji od predvidenih.
Za velike organizacije je običajno, da imajo številne proračune. Te so lahko na primer razdeljene po sektorjih, podružnicah ali oddelkih. V tem primeru obstaja možnost, da lahko pride do številnih odstopanj v proračunu. Obstaja veliko načinov, ki jih je mogoče rešiti.
Vzemite primer polnilnice, ki ima oddelek sever in jug. Ob koncu leta ima sever lahko pozitivno odstopanje v višini 1 milijon ameriških dolarjev. Jug pa ima negativno odstopanje 500,000 USD. Eden od načinov za reševanje tega je tako, da se severni diviziji dovoli, da obdrži presežek poleg zneska, ki ga bo prejel za novi letni proračun. Nasprotno, južni oddelek bi lahko 500,000 USD primanjkljaja odštel od novoletnega proračuna.