Ocenjevanje predloga je postopek v petih korakih, ki se uporablja za zagotavljanje uravnoteženega, nepristranskega pregleda uradnega poslovnega predloga. To vrsto postopka najpogosteje najdemo v oddelkih za nabavo ali upravljanje pogodb velikih organizacij ali korporacij. Glavni namen ocene predloga je zagotoviti pošten in pregleden postopek za izbiro zmagovalne oddaje. To je zelo pomembno, saj so predlogi pogosto potrebni za drage projekte ali izdatke.
Pet korakov, uporabljenih pri ocenjevanju predlogov, je: sestavite ekipo za pregledovanje prispevkov, zagotovite skladnost z zahtevami za oddajo, pregledajte odgovore glede na podrobnosti razpisne dokumentacije, dodelite težo vsaki kategoriji in ocenite vsako oddajo. Predlog z najvišjo oceno je uspešen ponudnik. Ko je izbor opravljen, so vsa podjetja, ki so oddala predlog, obveščena o rezultatih. Neuspešna podjetja imajo pravico vložiti tožbo, če menijo, da je bil postopek pristranski ali krši pogodbeno pravo.
Prvi korak v procesu ocenjevanja predlogov je oblikovanje notranje ekipe, ki bo odgovorna za pregledovanje prispevkov. Članstvo v skupini mora temeljiti na strokovnem znanju v ustreznem procesu, povezanih izkušnjah in trdnem razumevanju postopka javnega naročanja. V nekaterih organizacijah je ta ekipa vključena v ustvarjanje zahteve za predlog (RFP) ali razpisne dokumentacije, ki se razdeli potencialnim dobaviteljem. Druga podjetja se lahko odločijo, da z dvema ločenima ekipama odpravlja možnost navzkrižja interesov in vmešavanja v končni izbor.
Običajno pooblaščenec za javna naročila ali koordinator RFP pregleda vse predložitve, da zagotovi popolno skladnost z vsemi zahtevami. To je zgolj administrativni pregled, ki zagotavlja, da so bile vse ponudbe prejete pred rokom, da so bila vsa zahtevana plačila obdelana in da ne manjka nobena stran ali dokument. Ko je to preverjanje končano, se izdelajo kopije predlogov za vsakega člana ocenjevalne skupine.
Člani ekipe začnejo z novo stopnjo ocenjevanja predloga tako, da pregledajo vsak posamezen odgovor in ga primerjajo z RFP ali dokumentom s specifikacijo. Namen pregleda je ugotoviti, ali predlog obravnava vse postavke v RFP. Manjkajoči predmeti se včasih prijavijo koordinatorju RFP, ki se obrne na podjetje, da preveri, ali je opustitev pisna napaka, vendar se v mnogih primerih ne izvede nobeno nadaljnje ukrepanje.
Glede na strukturo ekipe je vsakemu delu RFP dodeljena utež. Nekatera podjetja sprejemajo te odločitve kot skupina, druga pa vsakemu članu ekipe omogočajo neodvisno presojo. Skupna teža mora sešteti do 100, kategorije pa morajo temeljiti na dejanskih zahtevah RFP. Čeprav nekatera podjetja pripisujejo težo kakovosti dejanske oddaje, jih mnoga ne, saj to v bistvu daje točke za oddajo predloga.
Zadnja faza ocenjevanja predloga je dodelitev točk. Vsak član ekipe sprejme neodvisno odločitev in predloži svojo točkovno kartico koordinatorju RFP, ki nato sešteje odgovore in določi uspešen predlog. Celoten postopek bi moral biti pregleden in obramben na sodišču kot nepristranski in pošten.
SmartAsset.